【プロポーザル成功の秘訣！】要件を満たすために見るべきポイント
プロポーザルで成功するためには、そもそもの要件や指定条件を正確に理解し、的確に対応することが不可欠です。
そのために一番大切な秘訣は、「関連書類をよく読み込むこと」です。
本記事では、プロポーザル成功の秘訣として要件を満たすために見るべき各書類のポイントをお伝えします。
プロポーザルの要件とは
プロポーザルとは？
プロポーザルとは、公共事業や企業プロジェクトなどの発注先を選定するための提案募集方式です。
従来の価格競争入札とは異なり、プロポーザル方式では、提案内容の質、技術力、経験などの複数の要素を総合的に評価して選定が行われます。
主に技術的に高度で専門的な知識を必要とする業務、または新規性や創造性が求められるプロジェクトに適用されることが多くあり、例えば、建築設計やシステム開発や地域の社会課題解決を目指す事業などに適用されることがよくあります。
単に最安値を提示するだけでは成功にはつながらず、提案者が実現できる価値や可能性を示すことが求めらるため、担当者の中には難しいと感じられる方も多いようです。
プロポーザルの要件の内容
プロポーザルの要件とは、提案を提出する際に満たすべき条件や基準を指します。
例として以下のような５つの要素がよく見られます。
①技術要件
・プロジェクトを成功裏に完遂するために必要な技術的能力や専門知識
・具体的な技術仕様や方法論、使用するツールや技術の詳細
②経験要件
・過去に類似のプロジェクトを成功裏に実施した経験
・提案者の組織としての実績や個々のチームメンバーの経験
③組織要件
・提案者の組織体制やプロジェクトを管理・実行するための体制
・提案者のリソース、サポート体制、業務遂行能力
④財務要件
・提案者がプロジェクトを経済的に支えられるかどうかの証明
・財務状況や資金調達計画の詳細
⑤法的要件
・提案者が法的に認められた資格や認証を持っていること
・提案者が契約を履行する上で必要な法的準備が整っているかどうか
これらの要件は、発注者が求める成果を確実に達成するための最低限の条件として設定されます。
単純に価格や実現可能性だけではなく、「提案者」を主語として示される条件が多い事も一つの特徴です。
提案者はこれらを満たしつつ、自社の強みをアピールする必要があります。
プロポーザルにおける要件や指定条件を満たすことの重要性
プロポーザルにおける要件や指定条件を満たすことは、提案の成功に直結します。
逆に満たせていないことで成功可能性の低下に繋がります。
これらの要件は、発注者がプロジェクトを成功させるために必要と考える要素であり、非常に重要です。
要件がプロポーザル全体に与える影響
プロポーザルにおける要件や案件の指定条件を満たすことは、提案の成功に直結します。
要件を満たすことで発注者や審査員に対して「プロジェクトをきちんと完遂できるか？」という事への担保性や信頼性を持たせることができます。
プロポーザルの要件を理解することは準備から審査まですべてにおいて影響がかかり、提案を行う上で大切な軸となります。
最初の時点でしっかりと要件を理解し、それに合わせて的確な準備を行う事でより成功への道筋が明確なものとなります。
要件をよく理解していない場合のリスク
プロポーザルにおいて、出されている要件を満たしていない場合、いかに優れた提案内容であっても発注者からの選定を受けることは極めて困難です。
要件を理解していなかったり、勘違いをしていたりすることで、本来伝えたい内容とずれてしまったりする事が考えられます。
もし担当者自身では要件を満たしているつもりでも、伝え方や準備のミスで必要なことが伝えられなかった事によって評価が減点されてしまい、実現の可能性が低いと判断されてしまってはもったいないですよね。
プロポーザルの成功のために見るべき文書
告知情報
告知情報は、該当のプロポーザル案件に関する基本的な情報が提供される文書です。
これは、プロジェクトの概要、発注者の要件、提出期限、評価基準など、プロポーザルの全体像を理解するための重要な資料です。
告知情報を見る際は以下の二つの点に注意してよく見ておきましょう。
①プロジェクトの目的
そもそも、このプロジェクトが何を達成しようとしているのか？何を解決したいのか？というプロポーザルの案件の目的や背景が説明されています。
目的や背景を理解することにより、提案者はプロジェクトの意図を理解し、それに応じた的確な提案を作成することができます。
提案をする際の説得力を強めることにも繋がるため、よく理解しておく必要があります。
②提出要件と期限
プロポーザル案件は想像よりもタイトなスケジュールだと感じる担当者も多いようです。
そのため、告知情報に記載されている提案を提出するための具体的な要件と、提出期限が明示されている内容はよくチェックしておくことが重要です。
提案者は求められた提出期限から必要な準備や日数を逆算・計画し、期限内に提出するためのスケジュールを立てておくことで落ち着いて準備を進めていくことができます。
仕様書
仕様書は、プロジェクトの具体的な要件や条件が詳細に記載されている文書です。これには、技術的な仕様、業務の範囲、作業のスケジュール、品質の基準などが含まれます。
仕様書を読む際の重要なポイントは二つあります。
①技術的要件
主に、使用する技術やシステムの仕様、性能の基準などが含まれます。
プロジェクトを成功させるために必要な技術的な条件が記載されています。
技術的要件を満たすことができないと判断されないために、漏れのないよう理解しておくことが必須です。
②業務範囲
プロジェクトの範囲と、それに含まれる作業の詳細が記載されています。
よく理解しておくことで提案者は具体的に自社のリソースと能力をどのように活用するかを計画することができ、より審査員がイメージしやすい具体性のある提案内容を考えることができます。
評価要領
評価要領は、発注者が提案を評価する際の基準と方法が記載されている文書です。
提案の評価プロセスを理解し、提案書やプレゼンテーションを作成するときなどのガイドラインとして使用することができます。
①評価基準
発注者がどのような基準で提案を評価するのかが詳細に説明されています。これには、技術的な能力、経験、組織力、コスト、革新性などが含まれることがあります。
②評価の優先順位
各評価項目に対する重み付けが記載されています。これにより、提案者はどの部分に重点を置いて提案を作成すべきかを判断することができます。
デボノのプロポーザル支援が可能な事
デボノのプロポーザル支援では、経験豊富なコンサルタントがプロポーザルの成功に向けて伴走していきます。
「プロポーザルに臨んだは良いものの、これで提案の魅力が伝わるかわからない…」と感じる担当者も多いと言われるプロポーザルですが、「資料制作」「入札」の知識に長けたコンサルタントにお任せすることも一つの選択肢です。
評価に沿っているか、案件の目的を達成できると感じる提案内容であるかなどについて、第三者の視点を入れることでより的確な内容に仕上げることができます。
プロポーザルの準備について不安がある方や、成功への確率を上げたい方はぜひお問い合わせください。
まとめ
プロポーザルは準備が大切ですが、一番の肝となるのが「案件内容の事前調査」です。
事前の調査によってプロポーザル案件の求める目的は何なのか、具体的な条件などをしっかりと確認しておくことで、
その後の準備もスムーズに進めていくことができます。
必要な書類は漏れなく読み込み、提案に備えていきましょう。
