プロポーザル評価基準とは？効果的な提案書作成の秘訣

2024年7月9日2024年7月16日

自治体ビジネスや官公庁への営業では当たり前なプロポーザルですが、
「大変な準備をしたにもかかわらず勝つことができない…」
という方も多いのではないのでしょうか。
プロポーザルは企画の考案や、提案書類作成、プレゼンテーションなど、準備に多大な手間や時間がかかる事が多く見られます。
特に、自社の優れた提案内容や魅力を自治体に伝えるためには、優れた企画提案書が必須です。
非常に競争が激しい中で勝ち抜くためにはいかに自治体側の求める評価基準を満たし、高い評価を得られるかが重要な鍵となっています。
そこで本記事では、「プロポーザルにおける主な評価基準ポイントと、効果的な提案書作成の秘訣」をご紹介します。

プロポーザルとは

プロポーザルとは、地方自治体などが業務を外部に委託する際に利用する発注方式の一つです。
企業が自治体や官公庁から発注される案件に対して、提案書を提出し、最適な提案を行った企業が契約を獲得します。
プロポーザル方式では、提案の質、技術力、事業者の経験といった要素が評価されるため、価格のみを基準にした一般競争入札とは異なります。
この方式は特にシステム系のコンサルティングやプロモーション、動画制作、研修教育業務など、企画力が重要視される業務で採用されることが多くあります。

プロポーザルの評価基準

プロポーザルにおける評価基準とは何か？

プロポーザルの評価基準は主に提案内容の適合性や実現可能性、企業の実績など、複数の観点から提案を評価します。
評価基準はあらかじめ設定されており、提案書の内容がこれらの基準をどれだけ満たしているか、ということが審査されます。
評価のポイントを押さえていないと、どれだけ準備に多大な労力をかけても中々成功に繋がらない事も多いため、評価基準を知っておくことはとても重要です。

評価基準の種類

一般的によくあるプロポーザルの評価基準としては、以下のような種類があります。

技術的適合性：提案内容が技術的に実現可能であり、要求される技術基準を満たしているか。
コスト効率：提案内容が予算内で収まり、コストパフォーマンスが高いか。
実行可能性：提案内容が現実的であり、計画通りに実行できるか。
革新性：提案内容が創造的であり、新しいアイデアを提供しているか。
過去の実績：提案者の過去のプロジェクト実績、特に類似プロジェクトでの成功経験が重視される。
地域貢献度：地域社会への貢献度や地元企業との連携の有無。

詳細な評価基準は自治体や案件によって異なりますが、公募の段階で明確な審査項目やガイドラインが公表されている場合もあります。
これらの審査項目や公表された内容に沿って準備を進めていくことが重要です。

プロポーザルで勝つために必要なこととは

プロポーザルにおける課題、失敗原因

多くの企業がプロポーザルで勝てない理由は、評価基準に対する理解不足や提案書の内容の不備です。
具体的には以下の課題があります。

評価基準の誤解：評価基準を正確に理解していないため、そもそもの評価に必要な情報を適切に提供できず提案が通らない。
提案書の質の低さ：提案書の内容が具体性に欠けていることで、構成が分かりにくい、デザインが不適切などの資料全体のクオリティの低下に繋がる。
競合分析の不足：競合他社の強みや提案内容を把握していないため、自社の強みを効果的にアピールできていない。
資料作成スキルの不足：提案書の内容を効果的に伝えるような資料が作成できず、提案内容のポイントや自社の魅力や強みがうまく伝わらない。

これらの課題をクリアしていないことで中々成果が出ないということも多いため、準備を進めていく中で自社が当てはまる項目がないかをチェックすると良いでしょう。

プロポーザルにおける企画提案書の重要性

企画提案書は、プロポーザルにおいて要とも言える重要な要素の一つです。
提案書の内容によってプロポーザルで勝てるかが左右されることも多く、どの企業も一番力を入れるポイントであることが多いです。
企業の技術力や提案力を示す重要なツールですが、前提として評価基準を満たす内容でなければなりません。
また、各案件や自治体における評価基準を満たすことはもちろん、より内容が伝わりやすく効果的な提案書を作成することによって他社との差別化に繋がり、プロポーザルでの勝率を大幅に高めることができます。

提案書作成におけるポイント

ポイント①：評価基準を正しく理解する

効果的な書類を作るには、評価基準の詳細な内容をしっかりと読み込み、正しく理解したうえで提案書類を準備することが大前提です。
そもそもの評価基準を満たしていないと、他社と戦う土俵にすら立てない状況に陥ってしまいます。
そのようなことにならないためにも、提案書作成の前には必ず仕様書や評価に関する内容を把握し、それらに対して紐付くアクションプランや提案内容を盛り込めるよう検討しましょう。

ポイント②：他社との差別化ポイントを明確にする

プロポーザルでは各社とも「自社が一番優れている」と考えています。
勝ち抜くためには競合他社との差別化ポイントを明確にし、自社の強みを強調することは非常に重要なことです。
よりわかりやすく差別化を図るには、自社の優れているポイントについて具体的な事例やデータを用いて説得力を強める方法があります。
具体性のある数値や事例を挙げることで、提案内容についてのイメージを明確に理解することができ、評価者は具体的にイメージがしやすく強い印象を残すことが可能です。

ポイント③：視覚的に理解できる資料デザイン

資料を作る際、自社の提案をより良く伝えようとするあまり、結果的に文字ばかりになってしまう…という方も多いのではないでしょうか。
プロポーザルの評価担当者はたくさんの資料を見るため、文字の量よりも図表やグラフを用いて視覚的に訴える資料を用意することで、より深い印象を残すことができます。
ポイント②と合わせて具体的な数字などを図表やグラフにすることで、より担当者の内容理解が深まります。

ノウハウを持っている業者に外注することも一つの手段

プロポーザルはあまり経験がない、という担当者は非常に多く、ノウハウが少ないことで必要以上に労力や時間をかけてしまったり、それでも結果に繋がらないことから担当者が疲弊してしまう事もあります。
必要に応じて外注することで、効率的かつ効果的に準備を進めることが可能になり、成果にも繋がりやすくなるため、一つの方法として検討してみるのも良いかもしれません。
この後はプロポーザルの準備の中で最も重要とも言える提案書を外注することのメリットをご紹介します。

専門家のノウハウを生かし、成果に繋がる資料作成が可能

自社でプロポーザルを行っていくにあたって、ノウハウがほとんど無い状態で進めてしまう事により、方向性のずれが発生し成果に直結するような資料や提案内容を作りこめないことがあります。
プロに任せることで、経験や知識が豊富な担当者の手により、高品質で成果に繋がる資料や提案内容に仕上げることが可能です。
プロポーザルにおける重要ポイントを的確にピンポイントで押さえていくことができるため、無駄なく結果を出すことに繋がります。

時間とリソースの節約

資料作成を行うためには様々な調査やデータの引用などが必要となり、さらに収集したデータや内容について言語化・情報整理・ビジュアル化しなくてはなりません。
あまり慣れていない担当者だと非常に時間や手間がかかってしまい、本業がおろそかになってしまうことにも繋がり、効率的とは言えません。
この作業を外注することで担当者はより提案内容の検討を深める時間を作ることができたり、本来の業務も行いながらプロポーザルの準備を進めていくことが可能になるなど、より生産性を高めることが可能になります。

デボノのプロポーザル支援が可能な事

デボノのプロポーザル支援では、手間をかけずに「勝てる提案書」の制作が可能です。
AI・ビッグデータを活用しインプットした情報から草案を制作し、そこからAIによる自動のスコアリングを繰り返すことにより、経験や勘に頼らず効果的に勝てる提案書の提供が可能となっています。
資料制作やAI活用に関してサービス提供実績や豊富なノウハウがあるため、それらを活かした高品質な資料作成が可能なことも特徴です。
ご支援においては知識や経験豊富なコンサルタントをアサインし、成功に向けて伴走していきます。
プロポーザル資料作成について、お困りの方はぜひお問い合わせください。