自治体の電子契約とは？法改正の背景と事業者側の対応

これまで、自治体との契約といえば、紙の契約書に押印し、郵送や持参でやり取りするのが当たり前でした。しかし近年、自治体でも電子契約の導入が急速に進んでいます。きっかけは、2021年の法改正です。これにより、自治体が電子契約を結ぶ際のハードルが下がり、多くの自治体が導入に踏み切りました。受注する事業者にとっても、契約手続きの負担が軽くなるなどのメリットがあります。本記事では、自治体の電子契約とは何か、法改正の背景、そして事業者側に求められる対応を、実務目線で解説します。

この記事のポイント

• 自治体の電子契約は、2021年の地方自治法施行規則の改正で導入が加速した
• 電子証明書を併せて送る必要がなくなり、事業者側のハードルが下がった
• 契約の効率化やコスト削減につながり、受注者にもメリットがある

自治体の電子契約とは

自治体の電子契約とは、自治体とその契約相手が、紙の契約書と押印による従来の方式ではなく、電子的な方法で契約を締結することです。契約書の内容を電子データとして扱い、電子署名などの技術を用いて、契約の成立を確かなものにします。書面と印鑑によるやり取りを、デジタルの仕組みに置き換えるもので、行政のデジタル化（DX）の一環として進められています。

電子契約では、契約書を印刷して押印し、郵送や持参でやり取りする一連の作業が不要になります。契約の当事者は、パソコンなどの画面上で契約内容を確認し、電子的に署名することで、契約を締結できます。これにより、契約にかかる時間や手間、郵送費や印紙代といったコストが削減されます。行政と事業者の双方にとって、契約事務を効率化する仕組みとして注目されています。自治体のDX全般の動きはスマートシティとはなど、当サイトの自治体DX関連の記事もあわせてご覧ください。

導入が加速した法改正

自治体の電子契約の導入が一気に進んだ背景には、2021年（令和3年）の法改正があります。それまで、自治体の契約に関するルールを定める地方自治法施行規則には、電子契約を行う際に、契約相手の電子証明書を併せて送信することを求める趣旨の規定がありました。この規定が、電子契約導入のハードルの一つになっていました。事業者は、契約のたびに電子証明書を用意しなければならず、負担が大きかったのです。

2021年、この地方自治法施行規則の関連規定が削除されました。これにより、自治体が電子契約を締結する際に、契約相手の電子証明書を併せて送信する必要がなくなりました。事業者側の負担が大きく軽減され、自治体との電子契約を結ぶハードルが下がったのです。この改正が、多くの自治体が電子契約の導入に踏み切る後押しとなり、導入が全国で加速しました。行政のデジタル化の流れと相まって、電子契約は急速に広がっています。

背景にある地方自治法の考え方も押さえておきましょう。地方自治法には、自治体が契約を電子的に締結する場合、その契約が相手方によって改変なく作成されたことを確実に示せるよう、総務省令で定める措置を講じなければならないという趣旨の規定があります。つまり、電子契約であっても、契約の真正性や、改ざんされていないことを担保する仕組みが求められます。法改正は、この担保の仕組みを維持しつつ、事業者側の手続きの負担を軽くするものだったといえます。

電子契約の署名方式

電子契約で用いられる署名の方式には、いくつかの種類があります。大きく分けると、契約当事者自身が電子証明書を用いて署名する方式と、電子契約サービスの事業者が、契約当事者に代わって署名する「立会人型」と呼ばれる方式があります。立会人型は、メールアドレスなどで本人確認を行い、サービス提供者が署名を行うもので、契約相手が同じ電子契約サービスを導入していなくても契約できる点が特徴です。

立会人型は、導入のハードルが比較的低いため、広く使われています。事業者が、自ら電子証明書を取得・管理する必要がなく、メールアドレスがあれば契約に応じられるからです。自治体が電子契約を導入する際、こうした立会人型のサービスを採用することで、多くの事業者が特別な準備なしに電子契約に対応できるようになります。どの方式が採られるかは、その自治体が導入している電子契約サービスによって異なるため、契約の相手方となる事業者は、その仕組みを確認しておく必要があります。

事業者にとってのメリット

自治体の電子契約は、受注する事業者にとっても、いくつかのメリットがあります。まず、業務の効率化です。契約書を印刷し、押印し、郵送するという一連の作業がなくなり、画面上の操作で契約を締結できます。契約締結までの時間が短縮され、遠隔地の自治体との契約でも、郵送のやり取りを待つ必要がありません。契約事務にかかる手間が大きく減ることは、特に多くの案件を扱う事業者にとって、無視できない効果です。

次に、コストの削減です。紙の契約書に必要だった印紙税は、電子契約では原則として課されないとされており、印紙代の負担がなくなります。また、印刷代や郵送費といった費用も削減できます。契約の件数が多いほど、これらのコスト削減の効果は大きくなります。さらに、契約書を電子データで一元管理できるため、書類の保管スペースが不要になり、過去の契約を検索・確認しやすくなるという利点もあります。契約手続きの可視化やコンプライアンスの強化にもつながります。契約書類の管理という点では業務委託契約書とはもあわせてご覧ください。

こうしたメリットは、事業者の生産性を高めます。契約事務に割いていた時間や手間、コストを、本来の業務に振り向けられるようになるからです。自治体との取引が多い事業者ほど、電子契約への対応は、経営の効率化に直結します。行政のデジタル化が進む中、電子契約に対応できることは、これからの自治体ビジネスの前提になりつつあります。

事業者側に求められる対応

自治体の電子契約に対応するために、事業者側で必要な準備は、かつてより大幅に軽くなりました。立会人型のサービスが使われる場合、事業者はメールアドレスがあれば契約に応じられることが多く、特別なソフトや電子証明書を用意する必要がないこともあります。まずは、契約の相手方となる自治体が、どんな電子契約の仕組みを導入しているかを確認し、それに応じた対応を取ることが基本になります。

社内の体制づくりも大切です。電子契約では、誰が契約内容を確認し、誰が電子的に署名するのか、その権限をどう管理するのかを、社内で明確にしておく必要があります。紙の契約書なら、押印する印鑑の管理で対応していたものを、電子契約では、署名の権限やアカウントの管理に置き換えて考える必要があります。契約の締結が電子化されても、契約内容を適切に確認し、承認する社内のプロセスは変わらず重要です。むしろ、手軽に締結できるからこそ、内容の確認を怠らない体制が求められます。

また、電子契約で締結した契約書のデータを、適切に保管する体制も必要です。電子データは、紛失や改ざんのリスクに備え、確実に保存しておかなければなりません。契約の証拠として、必要なときに取り出せるよう、電子データの管理ルールを整えておきます。電子契約は便利な仕組みですが、その便利さを安全に享受するには、署名権限の管理とデータ保管という、新しい形の管理体制を整えることが欠かせません。デジタル化に対応した事務体制を築くことが、電子契約時代の自治体ビジネスの土台になります。

今後の広がり

自治体の電子契約は、今後さらに広がっていくと見られます。行政全体でデジタル化が進む中、契約事務のデジタル化はその中核の一つであり、導入する自治体は増え続けています。すでに全面的に電子契約を導入した自治体もあり、この流れは、もはや一部の先進的な自治体にとどまるものではありません。近い将来、自治体との契約は電子契約が標準になっていく可能性が高いといえます。

この流れは、事業者にとって、対応が避けられないものになりつつあります。電子契約に対応できなければ、自治体との取引に支障が出る場面も出てくるかもしれません。逆に、早くから電子契約に慣れ、社内の体制を整えておけば、行政のデジタル化に円滑に対応でき、他社に先んじることもできます。自治体の電子契約は、単なる事務の効率化にとどまらず、これからの自治体ビジネスに参加するための基盤として、その重要性を増しています。変化を前向きに捉え、対応を進めておくことが、これからの時代に求められます。

導入で変わる契約の流れ

電子契約が導入されると、落札から契約締結までの流れも変わります。従来は、落札後に契約書を作成し、双方が押印して、郵送や持参で取り交わすまでに、数日から場合によっては週単位の時間がかかりました。電子契約では、この一連のやり取りが画面上で完結するため、契約締結までの時間が大幅に短縮されます。落札から業務開始までの期間が短くなれば、それだけ早く業務に着手でき、事業のスピードが上がります。

一方で、流れが速くなるからこそ、契約内容の確認をおろそかにしないことが大切です。紙の契約書なら、印刷して読み込む過程で内容を確認する機会がありましたが、電子契約では、画面上で手軽に署名できてしまうぶん、内容を十分に確認しないまま締結してしまうリスクもあります。契約は、電子か紙かにかかわらず、その内容に法的な効力が生じる重要なものです。締結の前に、契約内容を必ず確認する社内のルールを、電子契約の運用に合わせて整えておくことが欠かせません。手軽さと慎重さのバランスを保つことが、電子契約を安全に活用するための要点です。

よくある質問

電子契約に印紙税はかかりますか

電子契約では、紙の契約書に必要だった印紙税は原則として課されないとされており、印紙代の負担がなくなります。これは、契約件数が多い事業者にとって大きなコスト削減効果があります。具体的な取扱いは個別の状況により異なるため、必要に応じて専門家に確認してください。

電子証明書を用意する必要がありますか

2021年の法改正で、自治体との電子契約で電子証明書を併せて送信する必要はなくなりました。立会人型のサービスが使われる場合は、メールアドレスがあれば契約に応じられることが多くあります。自治体が導入している仕組みによるため、契約前に確認するとよいでしょう。

すべての自治体が電子契約に対応していますか

導入は加速していますが、すべての自治体がすべての契約で電子契約に対応しているわけではありません。導入状況は自治体によって異なります。取引する自治体が電子契約に対応しているか、どんな仕組みかを、契約の際に確認することが必要です。

まとめ

自治体の電子契約は、紙と押印による従来の契約を、電子署名などを用いた電子的な方式に置き換えるものです。2021年の地方自治法施行規則の改正で、契約相手の電子証明書を併せて送信する必要がなくなり、事業者側のハードルが下がったことで、導入が全国で加速しました。事業者にとっては、契約事務の効率化や、印紙代・郵送費などのコスト削減といったメリットがあります。対応のための準備は軽くなりましたが、署名権限の管理や契約データの保管といった、新しい形の体制づくりは必要です。電子契約は今後さらに広がり、自治体ビジネスの基盤になっていくため、早めの対応が求められます。関連して業務委託契約書とはもあわせてご覧ください。

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※本記事は公開時点の情報をもとに作成しています。制度や導入状況は自治体や時期により異なります。税務上の取扱いなど個別の判断は専門家にご確認ください。具体的な内容は総務省や各自治体の公表資料等の一次情報をご確認ください。