RFI（情報提供依頼書）とは？書き方・項目からRFPとの違いまで解説

2026年1月8日2026年3月27日

この記事のポイント

RFI（情報提供依頼書）は、ベンダー選定の初期段階でWebサイトやカタログでは得られない詳細情報を効率的に収集するための文書である
RFIは情報収集、RFPは提案依頼、RFQは見積依頼と、それぞれ目的が異なり「RFI→RFP→RFQ」の順で段階的に活用する
RFI作成時は、依頼の目的・背景を明確にし、回答しやすい質問設計を心がけることが重要である
必要な項目（趣旨・目的、自社情報、製品・サービス情報の要求、機密保持の取り決めなど）を漏れなく記載し、回答期限や提出形式を明確に指定する
RFIで収集した情報を評価・分析してベンダー候補を絞り込み、次のステップであるRFP作成に活かすことでベンダー選定を成功に導ける

ITシステムの導入やベンダー選定を進めるうえで、最初の壁になるのが「どのベンダーに、何を聞けばよいのか」という情報収集の問題だ。そこで活用するのがRFI（情報提供依頼書）である。RFIを正しく作成すれば、Webサイトやパンフレットでは得られない詳細情報を複数のベンダーから統一フォーマットで収集でき、比較検討の質と速度が大幅に上がる。

本記事では、RFIの定義・必要な記載項目・RFPとの違い・作成のポイント・よくある失敗パターンまでを一通り解説する。この記事を読み終えたら、自社のプロジェクトで使えるRFIをそのまま作成できる状態になる。

入札・プロポーザルの提案書作成でお困りですか？

デボノは官公庁向けの提案書作成・入札支援を専門に行っています。お気軽にご相談ください。

提案書作成支援サービスを見る

RFI（情報提供依頼書）とは

RFIの定義と基本概念

RFIとは「Request For Information」の略称で、日本語では情報提供依頼書と呼ばれる。企業がITシステムの導入やサービスの選定を行う際に、ベンダー候補に対して会社情報や製品・サービスに関する詳細情報の提供を求める文書だ。

RFIの最大の特徴は、WebサイトやカタログなどPublicな情報では把握できない内容を直接収集できる点にある。具体的には次のような情報が対象となる。

ベンダーの技術力・開発体制
類似案件の導入実績と規模感
サポート体制・SLAの詳細
製品の将来ロードマップ
概算費用の感触

RFIは正式な発注や契約を前提とした文書ではない。あくまで情報収集が目的であるため、複数のベンダーに同時送付してスクリーニングに使うのが基本的な活用法だ。

RFIが必要とされるビジネスシーン

RFIは主にITシステムの導入・既存システムのリプレイスを検討する初期段階で活用される。典型的な利用シーンは以下のとおりだ。

シーン	具体例
基幹システムの刷新	ERPの老朽化による移行検討
新規ツール導入	CRM・MA・勤怠管理など
クラウド移行	オンプレミス環境からの移行検討
業務効率化	特定業務のシステム化・自動化

特に市場に多数のベンダーや製品が存在し、どれが自社に適しているか判断が難しい場面でRFIの効果は大きい。各社Webサイトやパンフレットを個別に調べると、掲載項目や表現が異なるため正確な比較が困難になる。RFIで統一フォーマットを使えば、収集情報を横並びで比較できる。

また、RFIへの回答スピードや回答内容の丁寧さは、ベンダーの対応姿勢を測る指標にもなる。迅速かつ的確な回答を返すベンダーは、実際のプロジェクトでも信頼できるパートナーになる可能性が高い。

RFI・RFP・RFQの違いと正しい使い分け

3つの文書の違い一覧

RFI・RFP・RFQは目的も情報の流れる方向も異なる。ベンダー選定を効率よく進めるために、まずは下表で全体像を押さえてほしい。

項目	RFI（情報提供依頼書）	RFP（提案依頼書）	RFQ（見積依頼書）
略称の正式名称	Request For Information	Request For Proposal	Request For Quotation
主な目的	市場・ベンダー情報の収集	具体的な提案の取得	詳細な費用見積もりの取得
情報の流れ	ベンダー → 自社	自社 → ベンダー	自社 → ベンダー
発行タイミング	選定プロセスの最初期	ベンダー候補を絞り込んだ後	要件が固まった後
対象ベンダー数	10社前後（広く）	3〜5社（絞り込み後）	2〜3社（最終候補）
拘束力	なし（情報収集のみ）	提案の依頼	価格の提示を依頼

RFP（提案依頼書）との違い

RFPはRFIで絞り込んだベンダー候補に対し、自社の課題・要件を提示して具体的な提案を依頼する文書だ。情報の流れが逆である点が最大の違いで、RFIは「ベンダーから受け取る」、RFPは「ベンダーに提示して引き出す」という役割になる。

RFIが一次スクリーニング、RFPが二次選考という位置づけで理解すると分かりやすい。

RFQ（見積依頼書）との違い

RFQは要件が確定した段階で、費用の明細と合計額を依頼する文書だ。詳細な要件が定まらないと正確な見積もりを出すことはできないため、通常はRFPの後に発行する。プロジェクトの規模によっては、RFPに見積もり依頼を含めてRFQを省略するケースもある。

RFI→RFP→RFQの一般的な流れ

ベンダー選定は段階的に進めるのが基本だ。

RFI送付（10社程度）→ 各社の基本情報・製品概要を収集
RFI回答をもとにスクリーニング → 候補を3〜5社に絞り込む
RFP送付（3〜5社）→ 課題・要件を提示し具体的な提案を依頼
提案書を評価・比較 → 発注先候補を1〜2社に絞り込む
RFQ送付 → 詳細見積もりを取得し発注先を決定

この流れを踏むことで、情報収集から価格交渉まで効率的かつ透明性の高いベンダー選定が実現できる。

RFI（情報提供依頼書）を作成する目的とメリット

効率的な情報収集ができる

RFIを使う最大の理由は、複数のベンダーから同一フォーマットで効率的な情報収集ができる点にある。各社のWebサイトやパンフレットを個別に調べる方法では、掲載項目や表現がバラバラで正確な比較が難しい。

RFIで統一フォーマットを指定すれば、ベンダーごとに情報の形式や粒度が揃い、分析・比較のコストを大幅に削減できる。また、公開情報では入手できないクローズドな情報（導入実績の詳細、技術仕様、サポート体制の具体的内容など）を直接収集できる点も大きなメリットだ。

ベンダーの比較・スクリーニングが容易になる

RFI回答を分析することで、候補から外すべきベンダーを早い段階で特定できる。自社の要件を満たさないベンダーや、発注規模に対して企業体力が不足しているベンダーを、ヒアリングや商談を行う前にスクリーニングできるため、限られたリソースを有望な候補との検討に集中させられる。

公平で透明性のある選定プロセスを実現できる

RFIを実施した記録は、「複数のベンダーを公平に比較検討した」という客観的な根拠になる。特定のベンダーに偏らない選定プロセスは、社内の関係部署や経営層からの理解を得やすい。回答内容を保存しておけば、社内稟議の資料や将来プロジェクトの参考情報としても活用できる。

また、競争入札であることをベンダー側に明示する効果もあり、各社がより良い条件を提示しようとする状況を作り出せる。

社内稟議や意思決定がスムーズになる

RFIで収集した情報は、社内での意思決定や予算確保の際の重要な判断材料になる。複数のベンダーから統一フォーマットで収集した情報があれば、「なぜこのベンダーを選んだか」を数字と事実で説明できる。

大規模なシステム導入では、投資対効果や予算の妥当性を経営層に説明する場面が必ず発生する。RFIの段階で市場の費用感を把握しておけば、プロジェクト計画の精度も上がり、社内合意形成がスムーズに進む。

RFI（情報提供依頼書）に必要な項目と具体的な書き方

RFIには統一フォーマットで情報を収集するための項目設計が重要だ。含めるべき基本項目と各項目の記載ポイントを一覧で示す。

#	項目	記載内容の目安	記載のポイント
1	趣旨・目的	RFIを発行する理由・背景・課題	抽象的な表現を避け、具体的な課題を数値で示す
2	自社情報	社名・事業内容・従業員数・売上規模・導入部門	全社導入か部門限定かを明示する
3	依頼事項	会社概要・実績・技術者数・資格・財務状況	項目を列挙し、曖昧な依頼は避ける
4	製品・サービス情報	機能・動作環境・ライセンス・サポート体制・概算費用	選定に必要な機能要件を具体的にリストアップ
5	機密保持（NDA）	秘密情報の定義・保持義務・期間	センシティブな情報を含む場合は送付前にNDA締結を
6	回答期限・提出形式	期限日・提出方法・ファイル形式	目立つ位置に明記し、回答テンプレートを別紙で用意する

趣旨・目的の記載方法

RFIの冒頭には、情報提供を依頼する趣旨と目的を具体的に記載する。抽象的な表現では、ベンダーはどのような回答を期待されているか判断できない。

NG例：「業務効率化のためシステム導入を検討している」
OK例：「現行の顧客管理システムでは月次処理に3日かかっており、1日以内に短縮できるシステムへの移行を検討している。2026年10月の本番稼働を目標としている」

RFIを送付するに至った経緯や、収集した情報の活用方法（ベンダー候補の絞り込みに使う旨など）も記載しておくと、ベンダー側が回答の方向性を定めやすくなる。

自社情報の整理と記載

社名・所在地・連絡先・事業内容・従業員数・売上規模など、コーポレートサイトに掲載している基本情報を最低限記載する。自社規模を明示することで、ベンダーは「エンタープライズ向け製品か中小企業向けSaaSか」という提案の方向性を判断できる。

また、システムを導入する事業領域・部門・利用人数についても明示する。全社導入か特定部門での利用かによって必要な機能や規模が大きく変わるため、ベンダーが適切な情報を提供できるかどうかの判断基準になる。

相手企業への依頼事項の明確化

「御社の情報をください」という漠然とした依頼は避け、収集したい情報を項目ごとに列挙する。一般的に依頼する項目は以下のとおりだ。

会社概要（設立年・資本金・従業員数・主要取引先）
事業内容・主力製品・サービス
財務状況（直近の売上・営業利益の推移）
類似案件の導入実績（業種・規模・稼働年数）
開発・保守体制（技術者数・資格・パートナー体制）
製品ロードマップの方向性

回答期限・提出形式についても必ず明記する。ExcelやWordの回答テンプレートを別紙として用意すると、収集後の比較作業が格段に楽になる。

製品・サービス情報の要求項目

製品名・リリース時期・主要機能・動作環境・ライセンス形態・サポート体制など、選定に必要な情報をリストアップして依頼する。自社の課題解決に直結する機能要件については、なるべく具体的に質問を作成することが重要だ。

概算費用の確認もこの段階で行ってよい。ただしRFIでは詳細な見積もりを求めるのではなく、「初期費用・月額費用の目安」程度の把握に留め、正式な見積もりはRFQの段階で依頼するのが適切だ。

機密保持（NDA）に関する取り決め

RFIには自社の新規事業計画や業務課題など、社外秘に該当する情報が含まれる場合がある。ベンダー側から提供される情報にも、競合に知られたくない企業情報が含まれることがある。

機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）は、互いの秘密情報を第三者に漏らさないよう法的に取り決める契約書だ。NDAでは主に以下の内容を規定する。

秘密情報の定義と範囲
情報の管理・取り扱い方法
違反時の損害賠償
秘密保持期間

センシティブな情報を含むRFIを送付する場合は、RFI送付前にNDAを締結しておくことで、双方が安心して情報交換できる環境を整えられる。

RFI作成のポイントと注意点

依頼の目的と背景を明確にする

RFI作成において最も重要なのは、依頼の目的と背景を具体的に記述することだ。自社がなぜRFIを発行するのかを明示することで、ベンダーは自社の製品・サービスがマッチするか否かを判断でき、的外れな回答を防げる。

現状の課題・将来ビジョン・解決したい問題は、できる限り数値や具体的なエピソードを用いて記載する。背景情報が充実しているほど、ベンダーからより本質的な回答が返ってくる。

回答しやすい質問設計を心がける

曖昧な質問はベンダーの回答品質を下げる。質問設計はシンプルかつ具体的に作成し、「どのような回答が返ってくるか」をイメージしながら設計する。

NG：「費用を教えてください」
OK：「全社員500名がシステムを利用する場合のイニシャルコストと月額ランニングコストの内訳を教えてください」

ExcelやWordで回答欄を設けたテンプレートを用意し、統一フォーマットで回答してもらう方式が最も効果的だ。回答フォーマットを統一することで、ベンダー側の記入負担が下がり、発注側の比較作業も楽になる。

過度な制約をつけず柔軟性を持たせる

RFIはあくまで情報収集の段階であり、具体的な選定を行う段階ではない。条件を細かく限定しすぎると対応可能なベンダーが絞られ、思わぬ解決策を見落とすリスクがある。

必須要件は明確に記載しつつも、ベンダーからの自由な提案や代替案を受け入れる余地を残しておく。RFIの段階では選択肢を広げることを優先し、具体的な要件の詰めはRFPの段階で行うのが適切だ。

RFI作成から送付までのスケジュールと実践的な流れ

RFI作成前に行うべき準備事項

RFIを作成する前に、社内の準備を整える。1人の担当者で進めるのではなく、情報システム部門・実際のシステム利用者・経営層など複数メンバーでプロジェクトチームを編成することが重要だ。

準備のステップは以下の3段階で進める。

課題の洗い出し：部署・役職別にヒアリングを行い、優先的に解決すべき課題を整理する
導入目的の言語化：「なぜ導入するのか」「導入後に何を達成したいのか」を具体的な言葉に落とし込む
要件の整理：必須要件（Must）と望ましい要件（Want）を分類しておく

目的が曖昧なままシステムを導入しても、現場に定着しないまま放置されるリスクがある。この準備段階をしっかり行うことがRFI品質を左右する。

RFI送付のタイミングと回答期限の設定方法

RFI送付の適切なタイミングは、課題の洗い出しと導入目的の設定が完了した段階だ。この段階で10社程度のベンダーにRFIを送付し、製品・サービスに関する情報を広く収集する。

回答期限は、送付から2〜3週間程度を目安に設定する。短すぎると回答の質が低下し、長すぎるとプロジェクト全体のスケジュールに影響する。RFIで設定すべき期限は以下の3点だ。

項目	内容
質問受付期限	ベンダーからの不明点受付期限（送付後5〜7日程度）
質問回答日	全ベンダーへの一括回答日（情報公平性の担保）
回答提出期限	ベンダーからの回答書提出期限（送付後2〜3週間）

RFI回答の評価・分析のポイント

回答を受け取ったら、以下の流れで評価・分析を進める。

必須要件の充足確認：自社が設定した必須要件を満たさないベンダーは候補から除外する
総合評価：製品機能だけでなく、企業規模・財務状況・導入実績・サポート体制を総合的に判断する
対応姿勢の評価：回答スピード・丁寧さ・質問への対応を信頼性の指標として評価する
候補の絞り込み：評価結果をもとにRFP送付先を3〜5社に絞る

評価結果をまとめた資料は、社内稟議の説明資料としても活用できるため、整理した状態で保存しておく。

RFI作成でよくある失敗事例と具体的な対策

失敗パターンと対策の一覧

よくある失敗を事前に把握し、チェックリストとして活用してほしい。

#	失敗パターン	具体的な問題	対策
1	情報が曖昧でベンダーが回答しにくい	「業務効率化したい」など抽象的な表現のみで、ベンダーが何を答えればよいか判断できない	課題・要件を数値と具体例で記載する。社内関係者にレビューしてもらい、第三者視点で曖昧な箇所を洗い出す
2	必要な項目が不足している	自社情報が不十分でベンダーが規模・業種を把握できない。回答書を受け取っても比較に使えない	RFI作成前に必要項目のチェックリストを作成し、漏れがないか確認する。過去のRFIや他社テンプレートを参考にカスタマイズする
3	回答期限・提出形式が不明確	期限が明示されていないためベンダーの対応が後回しになる。回答形式がバラバラで比較できない	回答期限・提出方法・ファイル形式を文書の冒頭に目立つ形で明記する。回答テンプレートを別紙で用意する

情報が曖昧でベンダーが回答しにくいケース

抽象的な課題の書き方はベンダーの回答品質を直接下げる。「コストを削減したい」という記述だけでは、ベンダーはどの費用をどの程度削減したいのかを把握できない。

NG例：「現行システムのコストを削減したい」
OK例：「現在のライセンス費用が年間500万円かかっており、300万円以内に抑えることが必須条件である」

記載した内容が第三者から見て明確かどうか確認するため、社内の別担当者にレビューを依頼することを習慣化する。

必要な項目が不足しているケース

自社情報の記載が不十分だと、ベンダーは発注元の規模・業種を把握できず、的外れな情報を提供してくる。RFI送付前に以下の項目で漏れがないか確認する。

趣旨・目的（具体的な課題と数値）
自社情報（社名・事業内容・従業員数・利用部門・利用人数）
依頼事項（会社概要・実績・技術体制）
製品・サービス情報の要求項目
機密保持に関する取り決め（NDA締結済み or 締結予定）
回答期限・提出形式（テンプレートの添付）

回答期限や提出形式が不明確なケース

回答期限が記載されていないRFIは、ベンダー側で対応の優先度が下がりやすい。また提出形式を指定しないと、ExcelとPDFとWordが混在した回答書が届き、比較作業が煩雑になる。

回答期限は文書の冒頭に記載し、「〇月〇日（〇）17時までに〇〇アドレスへメール添付で提出」のように具体的に指定する。RFIに関する質問の受付期限と回答方法も明記しておくと、ベンダーとのコミュニケーションがスムーズになる。ベンダーからの質問への回答は、全ベンダーに一斉共有することで情報の公平性を保てる。

まとめ：RFI（情報提供依頼書）で成功するベンダー選定を

RFI作成の重要ポイント総まとめ

RFI（情報提供依頼書）は、ベンダー選定の初期段階で情報収集の効率と精度を高めるための基本ツールだ。本記事で解説した内容を以下に整理する。

ポイント	内容
目的と背景の明確化	課題・要件を具体的な数値と事実で記載する
質問設計	シンプルかつ具体的に。回答テンプレートを用意する
必要項目の網羅	チェックリストで抜け漏れを防ぐ
期限・形式の明示	冒頭に目立つ形で記載し、全ベンダーに統一する
NDA対応	センシティブ情報を含む場合は送付前に締結
過度な制約の回避	RFIは選択肢を広げる段階と割り切る