RFI（情報提供依頼書）とは？書き方・項目からRFPとの違いまで解説

ITシステムの導入やリプレイスを検討する際、ベンダー選定の第一歩となるのがRFI（情報提供依頼書）です。RFIを活用することで、Webサイトやカタログだけでは得られない詳細な情報を複数のベンダーから効率的に収集でき、自社に最適なパートナーを見極める判断材料となります。

しかし「RFIの書き方がわからない」「RFPとの違いが曖昧」という声も少なくありません。本記事では、RFIの基本的な意味から必要な項目、作成のポイント、さらによくある失敗事例まで、実務で役立つ情報をわかりやすく解説します。

RFI（情報提供依頼書）とは

RFIの定義と基本概念

RFIとは「Request For Information」の略称で、日本語では情報提供依頼書と呼ばれます。企業がITシステムの導入やサービスの選定を行う際に、ベンダー候補に対して会社情報や製品・サービスに関する詳細情報の提供を求める文書です。

RFIの特徴は、Webサイトやカタログなど一般に公開されている情報だけでは得られない、より詳細かつ具体的な情報を収集できる点にあります。ベンダーの技術力、導入実績、サポート体制、将来的なロードマップなど、公開情報では把握しにくい内容を直接確認することで、自社のニーズに合致するベンダーかどうかを判断する材料を得られます。

RFIは正式な発注や契約を前提としたものではなく、あくまで情報収集を目的とした文書です。そのため、複数のベンダーに同時に送付し、幅広く情報を集めることが一般的な活用方法となっています。

RFIが必要とされるビジネスシーン

RFIは主にITシステムの導入や既存システムのリプレイスを検討する場面で活用されます。具体的には、基幹システムの刷新、顧客管理システム（CRM）の導入、クラウドサービスへの移行、業務効率化ツールの選定など、さまざまなプロジェクトの初期段階で用いられます。

特にRFIが効果を発揮するのは、市場に多くのベンダーや製品が存在し、どの選択肢が自社に適しているか判断が難しい場合です。自社だけで情報収集を行うと、各社のWebサイトやパンフレットを個別に調査する必要があり、膨大な時間と労力がかかります。また、サイトごとに掲載項目や表現が異なるため、正確な比較が困難になることもあります。

RFIを活用すれば、統一されたフォーマットで各ベンダーから情報を収集できるため、比較検討の効率が大幅に向上します。さらに、RFIの回答内容を通じてベンダーの対応姿勢や提案力を間接的に評価することも可能です。迅速かつ丁寧な回答を返すベンダーは、実際のプロジェクトにおいても信頼できるパートナーとなる可能性が高いといえるでしょう。

RFI・RFP・RFQの違いと正しい使い分け

RFP（提案依頼書）との違い

RFPとは「Request For Proposal」の略で、日本語では提案依頼書と呼ばれます。RFIがベンダーに対して情報の提供を求めるのに対し、RFPは発注側企業が自社の課題や要件をベンダーに提示し、具体的な提案を依頼するための文書です。

両者の最も大きな違いは、情報の流れる方向にあります。RFIは発注側がベンダーから情報を「受け取る」ことを目的としていますが、RFPは発注側がベンダーに情報を「提供する」ことで、それに基づいた提案を引き出すことを目的としています。つまり、RFIとRFPはそもそもの役割とベクトルが異なるのです。

一般的なプロジェクトでは、まずRFIで広く情報を収集してベンダー候補を絞り込み、その後RFPで具体的な提案を依頼するという流れになります。RFIが一次選考の役割を果たし、RFPが二次選考の役割を担うと理解するとわかりやすいでしょう。

RFQ（見積依頼書）との違い

RFQとは「Request For Quotation」の略で、日本語では見積依頼書と呼ばれます。発注側企業がベンダーに対して、システム開発やサービス導入に要する費用の見積もり額とその内訳を提示するよう依頼する文書です。

RFIが情報収集、RFPが提案依頼を目的とするのに対し、RFQは価格の明確化を主な目的としています。システムに求める要件が明確にならないと正確な見積もりは算出できないため、通常はRFPの後にRFQを作成します。ただし、プロジェクトの規模や進め方によっては、RFPの中に見積もり依頼を含めてRFQの作成を省略するケースもあります。

RFQを活用することで、複数のベンダーから統一された条件での見積もりを取得でき、価格面での比較が容易になります。また、見積もり内容の妥当性を検証することで、予算計画の精度を高めることにもつながります。

RFI→RFP→RFQの一般的な流れ

ベンダー選定のプロセスにおいて、RFI、RFP、RFQは段階的に活用されます。まずRFIを複数のベンダー（一般的に10社程度）に送付し、各社の基本情報や製品・サービスの概要を収集します。この段階で自社の要件に合わないベンダーをスクリーニングし、候補を3〜5社程度に絞り込むことが目的です。

次に、絞り込んだベンダー候補に対してRFPを送付し、自社の課題や要件を提示したうえで具体的な提案を依頼します。各社から提出された提案書を評価・比較し、最終的な発注先候補をさらに絞り込みます。この段階では、提案内容の質や実現可能性、ベンダーの対応力などが評価のポイントとなります。

最後にRFQを送付し、詳細な見積もりを取得します。見積もり額の妥当性や内訳の透明性を確認したうえで、最終的な発注先ベンダーを決定します。このようにRFI→RFP→RFQという流れを踏むことで、情報収集から価格交渉まで、段階的かつ効率的にベンダー選定を進めることができます。

RFI（情報提供依頼書）を作成する目的とメリット

効率的な情報収集ができる

RFIを作成する最大のメリットは、複数のベンダーから効率的に情報を収集できることです。各社のWebサイトやパンフレットを個別に調査する方法では、掲載されている情報の項目や詳細度がバラバラで、正確な比較が難しくなります。

RFIを活用すれば、統一されたフォーマットで情報提供を依頼するため、各ベンダーから得られる情報の形式や項目が揃います。これにより、情報収集にかかる時間と労力を大幅に削減でき、分析や比較検討の精度も向上します。

また、RFIでは一般に公開されていないクローズドな情報も取得できます。導入実績の詳細、技術的な仕様、サポート体制の具体的な内容など、Webサイトだけでは得られない情報を直接収集することで、より深い理解に基づいた判断が可能になります。

ベンダーの比較・スクリーニングが容易になる

RFIの回答内容を分析することで、発注を検討するベンダー候補を効率的に絞り込むことができます。自社が求める要件を満たしていないベンダーや、発注規模に対して企業規模が見合わないベンダーなどを、回答書の内容から簡易的にスクリーニングできます。

この事前スクリーニングにより、本来は不要であった問い合わせやヒアリングに費やす時間を削減できます。限られたリソースを有望なベンダー候補との詳細な検討に集中させることで、プロジェクト全体の効率化につながります。

さらに、RFIへの回答スピードや回答内容の丁寧さから、ベンダーの対応姿勢や提案力を間接的に評価することも可能です。迅速かつ的確な回答を返すベンダーは、実際のプロジェクトにおいても信頼できるパートナーとなる可能性が高いといえます。

公平で透明性のある選定プロセスを実現できる

RFIを実施することで、幅広く公平に情報を収集したうえでベンダーの比較検討・選定を行ったという客観的な根拠を示すことができます。特定のベンダーに偏らない公平な選定プロセスは、社内外の関係者からの理解を得やすくなります。

また、RFIの回答内容を記録として保存しておくことで、将来的な事業展開の検討材料として活用したり、他のプロジェクトでも参考にしたりすることができます。企業内での情報共有や社内稟議の際にも、有力な資料として役立ちます。

加えて、RFIを通じて複数のベンダーに情報提供を依頼することは、競争入札方式であることをベンダー側に知らせる効果もあります。これにより、各ベンダーはより良い条件や提案を提示しようとするため、発注側にとって有利な状況を作り出すことができます。

社内稟議や意思決定がスムーズになる

RFIで収集した情報は、社内での意思決定や稟議を進める際の重要な判断材料となります。複数のベンダーから統一されたフォーマットで情報を収集しているため、経営層や関係部署への説明がしやすくなります。

特に大規模なシステム導入プロジェクトでは、投資対効果の説明や予算確保のために、複数の選択肢を比較検討した根拠を示すことが求められます。RFIの回答内容を整理した資料があれば、なぜそのベンダーを選定したのかを論理的に説明できます。

また、RFIを通じて市場の動向や費用感を把握することで、プロジェクトの実現可能性や予算の妥当性を事前に確認できます。これにより、プロジェクト計画の精度が向上し、社内の合意形成がスムーズに進むようになります。

RFI（情報提供依頼書）に必要な項目と具体的な書き方

趣旨・目的の記載方法

RFIの冒頭には、情報提供を依頼する趣旨と目的を明確に記載します。新たなシステムを必要とする理由や背景、自社が直面している課題などについて、ベンダーが正しく理解できるよう具体的に説明することが重要です。

趣旨・目的が曖昧なままでは、ベンダーからどのような回答を期待しているのかが伝わらず、的確な情報提供を受けることができません。たとえば「業務効率化のため」という抽象的な表現ではなく、「現行の顧客管理システムでは対応できない業務が増加しており、新システムへの移行を検討している」といった具体的な記載が求められます。

また、RFIを送付するに至った経緯や、収集した情報をどのように活用する予定かについても記載しておくと、ベンダー側も回答の方向性を定めやすくなります。丁寧な説明を心がけることで、より質の高い情報提供を受けられる可能性が高まります。

自社情報の整理と記載

RFIには、情報提供を依頼する側である自社の基本情報を記載します。社名、所在地、連絡先、事業内容、従業員数、売上規模など、コーポレートサイトに掲載している基本情報は最低限記載しておきましょう。

自社情報を詳細に記載することで、ベンダー側は依頼元企業の規模や業種、事業内容を理解し、より適切な情報提供が可能となります。たとえば、大企業向けのエンタープライズ製品と中小企業向けのクラウドサービスでは、提案すべき内容が大きく異なります。

また、システムの導入を検討している事業領域や部門についても明示しておくことが重要です。全社的な導入なのか、特定部門での利用なのかによって、必要な機能や規模が変わってくるため、ベンダーが適切な提案を行うための判断材料となります。

相手企業への依頼事項の明確化

RFIでは、ベンダーに対してどのような情報の提供を求めているかを明確に記載します。漠然と「御社の情報をください」というのではなく、具体的な項目を列挙して依頼することで、必要な情報を過不足なく収集できます。

依頼事項としては、ベンダーの会社概要、事業内容、財務状況、主要取引先、開発実績、保有資格、技術者数などが一般的です。これらの情報を通じて、ベンダーの企業規模や安定性、技術力を評価することができます。

また、情報提供の期限や提出形式についても明記しておきましょう。回答期限を設けることでベンダー側のスケジュール管理がしやすくなり、発注側も計画的に情報収集を進められます。回答書のフォーマットを指定する場合は、別紙として回答用のテンプレートを用意しておくと効果的です。

製品・サービス情報の要求項目

ベンダーが提供している製品やサービスに関する詳細情報も、RFIで収集すべき重要な項目です。製品名、リリース時期、主要機能、動作環境、開発言語、ライセンス形態、サポート体制など、選定に必要な情報を具体的にリストアップして依頼します。

製品・サービス情報の要求にあたっては、自社の課題を解決しうる機能やサービスがあるかどうかを確認できる項目を含めることが重要です。課題解決のためのシステム要件、導入スケジュールの目安、運用時のサポート体制など、実際の導入を見据えた質問を盛り込みましょう。

また、概算費用についても確認しておくと、予算計画を立てる際の参考になります。ただし、RFIの段階では詳細な見積もりは困難なため、あくまで参考値として捉え、正式な見積もりはRFQの段階で依頼することになります。

機密保持（NDA）に関する取り決め

RFIを通じて共有される情報には、自社の新規事業計画や戦略など、社外秘に該当する内容が含まれる場合があります。また、ベンダー側から提供される情報にも、競合他社には知られたくない企業秘密が含まれることがあります。そのため、機密保持に関する取り決めは欠かせません。

機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）とは、企業間で情報を受け渡す際に、互いに秘密情報を第三者に漏らさないよう法的に約束する契約書のことです。NDAでは、秘密情報の定義、秘密保持義務の内容、違反時の損害賠償、秘密保持期間などが取り決められます。

RFIを送付する前に、必要に応じてNDAを締結しておくことで、安心して詳細な情報のやり取りができるようになります。特にプロジェクトの詳細や自社の課題など、センシティブな情報を含むRFIを送付する場合は、事前のNDA締結を検討しましょう。

RFI作成のポイントと注意点

依頼の目的と背景を明確にする

RFI作成において最も重要なポイントは、依頼の目的と背景を明確にすることです。自社がなぜRFIを発行するのか、その理由や動機をはっきりと示すことで、ベンダー側は自社の製品やサービスがマッチするかどうかを適切に判断できます。

目的と背景を明確に記述することで、自社がどのような視点でベンダーを評価するのか、何を重視するのかという指標も示すことができます。これにより、ベンダー側は自社の強みをどのようにアピールすればよいか、どの情報を重点的に提供すべきかを判断しやすくなります。

システム導入の背景や解決を図りたい課題は、できる限り詳細に記載しましょう。現状の課題や将来的なビジョンを共有できれば、ベンダーはどのようなシステムやサービスを介してサポートできるのか、より本質的な回答を提供してくれることが期待できます。

回答しやすい質問設計を心がける

ベンダーから的確な情報を得るためには、回答しやすい質問内容にすることが重要です。あいまいな質問では、ベンダー側が回答に時間を要し、確認のための問い合わせが生じる可能性があります。これは情報収集のスピードを落とすだけでなく、選定プロセス全体を遅らせる原因となります。

具体的には、質問内容を明瞭でシンプルに保つことが求められます。たとえば「全社員500名がシステムを利用する場合のイニシャルコストとその内訳を教えてください」など、望む回答を想定したうえで質問を作成しましょう。

また、質問項目ごとに回答欄を設けたExcelシートやWordファイルを用意し、統一されたフォーマットで回答してもらう方式も効果的です。フォーマットが統一されていると、ベンダー側も何をどのように回答すればよいかが明確になり、発注側も回答内容の比較がしやすくなります。

過度な制約をつけず柔軟性を持たせる

RFIを作成する際には、過度な制約をつけないことも重要なポイントです。具体的な課題や要件に関しては明確に記載しますが、あまりに細かな条件を指定すると、対応できるベンダーが限られてしまい、幅広い選択肢を検討する機会を失う可能性があります。

RFIはあくまで情報収集のためのツールであり、具体的な選定を行う段階ではありません。そのため、必要な情報を収集する目的であることを意識し、柔軟な回答を促すような質問や要求を記載することがポイントです。

また、ベンダーからの提案や意見を受け入れる余地を残しておくことで、自社では気づかなかった解決策やアプローチを発見できることもあります。RFIの段階では可能性を広げておき、RFPの段階で具体的な要件を詰めていくという姿勢が効果的です。

RFI作成から送付までのスケジュールと実践的な流れ

RFI作成前に行うべき準備事項

RFIを作成する前に、まず社内の準備を整えることが重要です。プロジェクト担当者1人だけで進めるのではなく、情報システム部門や実際にシステムを利用する業務担当者を中心に、複数メンバーでプロジェクトチームを編成しましょう。

次に、現時点での課題を徹底的に洗い出します。部署や役職によって抱えている課題はそれぞれ異なるため、経営層、マネジメント層、現場部門など、社内のさまざまな立場の人にヒアリングを行い、優先的に解決すべき課題を明確にします。

課題の洗い出しができたら、システム導入の目的を明確にします。導入目的が曖昧なままでは、せっかく導入したシステムが使われないまま放置されかねません。「なぜそのシステムを開発するのか」「システムを活用して何を成し遂げたいのか」をしっかりと言語化しておくことが大切です。

RFI送付のタイミングと回答期限の設定方法

RFIの送付タイミングは、プロジェクトの初期段階が適切です。課題の洗い出しや導入目的の設定ができた段階で、10社程度のベンダーにRFIを送付し、製品・サービスに関する情報を幅広く収集します。

回答期限は、ベンダーが十分な検討時間を確保できるよう、送付から2〜3週間程度を目安に設定することが一般的です。期限が短すぎると回答の質が低下する恐れがあり、長すぎるとプロジェクト全体のスケジュールに影響を与えます。

また、回答期限だけでなく、RFIに関する質問の受付期限や回答方法についても明記しておきましょう。ベンダーからの質問に対して統一された回答を全社に共有することで、情報の公平性を保つことができます。

RFI回答の評価・分析のポイント

ベンダーからRFIの回答を受け取ったら、内容を評価・分析し、次のステップに活かします。まず、自社が設定した要件を満たしているかどうかを確認し、要件を満たさないベンダーは候補から除外します。

回答内容の評価にあたっては、製品・サービスの機能面だけでなく、ベンダーの企業規模、財務状況、導入実績、サポート体制なども総合的に判断します。また、回答のスピードや丁寧さ、質問への対応姿勢なども、ベンダーの信頼性を測る指標となります。

評価結果をもとに、RFPを送付するベンダー候補を3〜5社程度に絞り込みます。この段階で作成した評価資料は、社内稟議や意思決定の際の説明資料としても活用できるため、整理して保存しておくことをおすすめします。

RFI作成でよくある失敗事例と具体的な対策

情報が曖昧でベンダーが回答しにくいケース

RFI作成でよくある失敗の一つが、記載内容が曖昧でベンダーが適切に回答できないケースです。「業務を効率化したい」「コストを削減したい」といった抽象的な表現だけでは、ベンダーはどのような情報を提供すればよいか判断できません。

この問題を解決するためには、課題や要件を具体的に記載することが重要です。たとえば「現行システムでは月次処理に3日かかっており、1日以内に短縮したい」「現在のライセンス費用が年間500万円だが、300万円以内に抑えたい」など、数値や具体例を用いて説明しましょう。

また、RFIを送付する前に、社内の関係者にレビューしてもらうことも効果的です。自分では明確に書いたつもりでも、第三者から見ると曖昧な表現になっていることがあります。複数の視点でチェックすることで、より分かりやすいRFIを作成できます。

必要な項目が不足しているケース

RFIに必要な項目が不足していると、ベンダーから十分な情報を得られず、適切な比較検討ができなくなります。特に、自社情報の記載が不十分だと、ベンダーは発注元企業の規模や業種を把握できず、的確な情報提供が困難になります。

この問題を防ぐためには、RFI作成前に必要な項目をリストアップし、漏れがないかチェックすることが重要です。趣旨・目的、自社情報、相手企業への依頼事項、製品・サービス情報の要求、機密保持に関する取り決めなど、基本的な項目が含まれているか確認しましょう。

また、過去のプロジェクトで作成したRFIや、他社のRFIテンプレートを参考にすることも有効です。ただし、そのまま流用するのではなく、自社のプロジェクトに合わせてカスタマイズすることが大切です。プロジェクトごとに必要な情報は異なるため、都度見直しを行いましょう。

回答期限や提出形式が不明確なケース

回答期限や提出形式が不明確なRFIは、ベンダー側の対応を混乱させ、回答の遅延や形式のバラつきを招きます。期限が明示されていないと、ベンダーは対応の優先度を判断できず、回答が後回しにされる可能性があります。

この問題を解決するためには、回答期限を明確に設定し、RFIの文書内に目立つ形で記載することが重要です。また、回答の提出方法（メール、郵送、専用システムなど）や、回答書のフォーマット（Word、Excel、PDFなど）についても具体的に指定しましょう。

さらに、RFIに関する質問の受付期限と回答方法も明記しておくと、ベンダーとのコミュニケーションがスムーズになります。質問への回答は全ベンダーに共有することで、情報の公平性を担保できます。これらの細かな配慮が、質の高い回答を得るための重要なポイントとなります。

まとめ：RFI（情報提供依頼書）で成功するベンダー選定を

RFI作成の重要ポイント総まとめ

RFI（情報提供依頼書）は、ITシステムの導入やベンダー選定において、効率的な情報収集を実現するための重要なツールです。Webサイトやカタログだけでは得られない詳細な情報を、複数のベンダーから統一されたフォーマットで収集することで、公平かつ効率的な比較検討が可能になります。

RFIを作成する際は、依頼の目的と背景を明確にし、回答しやすい質問設計を心がけることが重要です。また、必要な項目を漏れなく記載し、回答期限や提出形式を明確に指定することで、質の高い回答を得ることができます。

よくある失敗事例として、情報が曖昧でベンダーが回答しにくいケース、必要な項目が不足しているケース、回答期限や提出形式が不明確なケースがあります。これらの失敗を避けるためには、社内の関係者によるレビューや、チェックリストを活用した確認作業が効果的です。

RFIからRFPへ─次のステップに向けて

RFIで収集した情報をもとにベンダー候補を絞り込んだら、次はRFP（提案依頼書）の作成に進みます。RFPでは、自社の課題や要件をより詳細に提示し、具体的な提案をベンダーに依頼します。RFIで得た情報は、RFP作成の際の重要な参考資料となります。

RFI→RFP→RFQという段階的なプロセスを踏むことで、情報収集から価格交渉まで、効率的かつ透明性の高いベンダー選定を実現できます。各段階で適切な文書を作成し、社内外の関係者と情報を共有しながら進めることが、プロジェクト成功の鍵となります。

本記事で解説した内容を参考に、自社に最適なRFIを作成し、ベンダー選定を成功に導いてください。RFIの作成に不安がある場合は、外部のコンサルティング企業やSIerに支援を依頼することも選択肢の一つです。専門家の知見を活用することで、より質の高いRFIを作成できるでしょう。

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