プロポーザルの経営状況の要件とは？財務書類と納税証明の実務
提案の中身を練り上げることに時間を使っていると、提出書類の準備が後回しになりがちです。ところが実際に不備で弾かれるのは、決算書の期数が足りない、納税証明書の発行日が古いといった事務的な理由です。この記事では、プロポーザルで求められる経営状況・財務に関する要件と、必要な書類をそろえる実務を整理します。
なぜ経営状況が問われるのか
委託した業務を最後まで履行できるかを確かめるためです。業務の途中で事業者が立ち行かなくなれば、業務が止まり、住民サービスに影響が及びます。改めて事業者を選び直す手間と時間もかかります。
もうひとつの理由は、公金を支払う相手として適切かという観点です。税を滞納している事業者に公共の業務を発注すれば、税を納めている事業者との間で公平を欠きます。この考え方から、納税の状況が参加資格に組み込まれます。
履行期間が長い業務ほど、この要件は重く見られます。単年度の調査業務と、五年にわたる施設の管理運営とでは、求められる安定性が違うためです。長期の案件では、提案の一部として財務の見通しを示すよう求められることもあります。
求められる書類
財務諸表・決算書
貸借対照表と損益計算書が基本です。大阪市のある案件の参加申出書類では、貸借対照表、損益計算書等の財務諸表または確定申告書が必要書類として挙げられた例があります。個人事業主の場合は確定申告書の写しで代えられるという扱いです。
何期分を求めるかは案件によります。直近一期のみの案件もあれば、三期分を求める案件もあります。三期分であれば、推移から経営の方向が読まれることになります。
決算が確定していない時期に公募が出た場合、どの期までを提出するかが問題になります。定時株主総会の前であれば前々期までしか確定していません。扱いに迷うなら質問で確認してください。確定前の数値を参考として添えることを認める案件もあります。
納税証明書
税を滞納していないことを証明する書類です。国税と地方税の両方を求める案件が多く、どの税目についてかは要領に指定されます。
注意したいのは発行日の制限です。提出日から三か月以内といった条件が付くのが通例で、古いものは使えません。逆に、早く取りすぎても期限を外れます。提出日から逆算して取得の時期を決めてください。
納税の義務がない場合の扱いも押さえておきます。広島市のある案件の質疑では、納税義務がない場合などに申立書の様式を提出する運用が示されています。その自治体に事業所がなく住民税の納税義務がないといった場合、証明書が取れないため別の書類で代えることになります。
登記事項証明書
法人の存在と、商号、所在地、代表者、事業目的を確認するための書類です。履歴事項全部証明書を求める案件が多く、こちらにも発行日の制限が付きます。
所在地や代表者が最近変わった場合、登記が済んでいるかを確認してください。登記の内容と提出書類の記載が食い違うと、確認に時間がかかります。
その他
案件によっては、次のような書類が加わります。
- 印鑑証明書——契約の段階で求められることが多い書類です
- 会社概要——資本金、従業員数、沿革、主な取引先など
- 経営事項審査の結果通知書——建設工事に関わる業務で求められます
- 誓約書——欠格事由に該当しないこと、暴力団等と関係がないことを誓約するもの
- 財務分析の資料——魚津市のある案件では、企画提案書に財務分析に関する資料の提出を求めた例があります
税の滞納がないこと
参加資格として明記されるのが一般的です。登別市のある実施要領では、市区町村税、消費税および地方消費税に未納の税額がないことが参加の要件とされた例があります。
対象となる税目は案件により異なります。国税だけを見る案件、その自治体の市町村税まで見る案件、法人事業税など都道府県税も含む案件があります。複数の自治体にまたがって事業所がある場合、どこの税まで証明が要るかを確認してください。
分割して納付している場合の扱いにも注意が要ります。納付の計画に沿って支払っていれば滞納にあたらないとされることもありますが、証明書の記載がどうなるかは状況によります。該当する場合は、早めに税務の窓口と発注者の双方に確認してください。
経営状況が評価の対象になる場合
参加できるかどうかの線引きにとどまらず、提案の評価項目として財務を見る案件があります。長期の業務や、施設の運営を任せる業務で見られる扱いです。
評価される観点は、履行期間を通じて業務を続けられる安定性です。自己資本の比率、直近の損益の状況、同種業務の売上規模といった指標が見られます。数値の良し悪しだけでなく、事業の構成が業務の内容と合っているかという観点もあります。
この項目がある案件では、数字をそのまま出すだけでなく、読み方を添えると印象が変わります。一時的に損失が出ている期があるなら、その理由と改善の状況を説明してください。説明がなければ、委員は数字だけで判断することになります。
配点がどれだけかは評価基準の表で確認できます。財務の項目が全体のごく一部であれば、提案の中身で十分に挽回できます。プロポーザルの評価基準とはで配点の読み方を扱っています。
書類をそろえる実務
取得にかかる日数を把握する
証明書の種類によって、取得の手間が違います。目安を押さえておくと日程が組みやすくなります。
| 書類 | 取得先 | 目安 |
|---|---|---|
| 納税証明書（国税） | 税務署 | 窓口は当日、郵送は一週間程度 |
| 納税証明書（地方税） | 自治体の窓口 | 窓口は当日、郵送は一週間程度 |
| 登記事項証明書 | 法務局 | 窓口は当日、オンライン請求も可 |
| 印鑑証明書 | 法務局 | 窓口は当日 |
| 決算書類 | 自社 | 写しの用意のみ |
郵送で請求する場合、返送まで含めると一週間以上を見ておく必要があります。提出期限が短い案件では、公告を見つけた時点で動き出すことになります。
有効期限を管理する
証明書には発行日からの期限が付きます。複数の案件に応募する時期には、どの証明書をいつ取得したかを記録しておくと、使い回せるかどうかの判断が早くなります。
ただし、原本の提出を求める案件では使い回しができません。写しでよいのか原本が必要かも、要領で確認してください。原本が必要な場合は、同じ時期に複数の案件へ応募する見込みがあるなら、その分の部数をまとめて取得しておくと手間が減ります。
共同で参加する場合
共同企業体で応募する案件では、構成員それぞれについて書類を求められるのが通例です。相手方の準備が遅れると全体が間に合わなくなるため、早めに依頼してください。組み方は共同企業体（JV）でのプロポーザル参加で扱っています。
入札参加資格の登録で代えられる場合
その自治体の入札参加資格に登録していれば、財務や納税の確認が登録時に済んでいるとして、個別の提出を省ける案件があります。登録の有無で必要書類が変わるため、要領の書き方を確認してください。登録の進め方は入札参加資格の取得方法で扱っています。
参加資格としての欠格事由
経営の状態に関する要件のうち、参加できるかどうかを直接左右するのが欠格事由です。多くの自治体が、地方自治法施行令第百六十七条の四に該当しないことを条件としています。
この規定に関連して、参加資格の欄に並ぶのは次のような事項です。
- 破産手続の開始を受けて復権を得ていないこと
- 会社更生法の更生手続、民事再生法の再生手続の開始の申立てがなされていないこと
- その自治体から指名停止の措置を受けていないこと
- 暴力団員等が経営に関与していないこと
- 税の滞納がないこと
注意したいのは、手続中かどうかと、手続を終えたかどうかで扱いが分かれる点です。民事再生の手続が終結し、再生計画に沿って事業を続けている状態であれば、参加を認める案件もあります。該当する可能性があるなら、要領の文言を確認したうえで質問してください。
これらの事項は、誓約書という形で自己申告するのが通例です。虚偽の申告は失格の対象となり、選定後に判明すれば契約の解除につながります。プロポーザルの失格とはで扱いを整理しています。
書類の準備を仕組みにする
公募のたびに一から集めていると、締切に追われます。継続的に応募するのであれば、準備を定型化しておくと負担が下がります。
- 共通の書類を一式そろえておく——会社概要、沿革、組織図、主要実績の一覧は案件を問わず使えます
- 決算書類を電子で保管する——直近三期分を取り出せる状態にしておきます
- 証明書の取得記録を残す——いつ何を取ったかを一覧にし、有効期限を管理します
- 様式の雛形を持つ——誓約書や委任状は自治体ごとに様式が違いますが、記入する内容は共通です
- 担当者を決めておく——提案を書く者と書類を集める者を分けると並行して進められます
とくに証明書の有効期限の管理は効果が大きい部分です。複数の案件に応募する時期には、一度取得した証明書を期限内に別の案件でも使えることがあります。原本の提出が求められる案件では使い回せないため、必要な部数を見込んで取得してください。
指定管理者の公募ではより重く見られる
同じプロポーザルでも、公の施設の管理運営を任せる指定管理者の公募では、経営状況の確認が厳しくなる傾向があります。指定の期間が三年から五年と長く、途中で事業者が立ち行かなくなると施設の運営が止まるためです。
求められる書類も増えます。決算書類の期数が多い、金融機関の残高証明を求める、親会社の決算まで確認するといった扱いが見られます。利用料金を収入とする仕組みの施設では、収支の見通しを提案書に書くことになり、財務の考え方そのものが評価の対象になります。
また、指定管理者の指定は議会の議決を経るため、選定の後にも手続きが残ります。議会に諮る資料として経営の状況が示されることもあり、提出した内容が公の場で扱われる可能性があります。仕組みは指定管理者の公募（プロポーザル）とはで扱っています。
逆にいえば、単年度の調査や制作の業務であれば、確認はそれほど重くありません。応募する案件の性質によって準備の度合いを変えると、手間を抑えられます。
よくある質問
赤字決算だと参加できませんか
赤字そのものを参加の除外事由とする定めは、一般的ではありません。参加資格として明記されるのは、破産手続の開始を受けて復権を得ていないことや、会社更生・民事再生の手続中であることなどです。ただし評価項目として財務を見る案件では、数値が点に影響する可能性があります。
設立して間もない法人は参加できますか
決算期を迎えていなければ決算書類が出せないため、提出書類の要件を満たせないことがあります。設立からの経過年数を要件とする案件もあります。開業届や事業計画で代えられるかを質問で確認してください。
決算書を出すと内容が外部に漏れませんか
提出した書類は発注機関が保有する文書となり、情報公開請求の対象になり得ます。ただし、法人の経営に関する情報であって公にすると正当な利益を害するおそれがあるものは、不開示とされるのが通例です。公開の範囲はプロポーザルの選定結果で扱っています。
納税証明書の様式が指定されている場合は
国税の納税証明書には種類があり、どれを取るかで記載内容が変わります。要領に番号や種類が指定されていればそれに従ってください。指定がなければ、未納の税額がないことを証明する種類を取得するのが一般的です。
まとめ
プロポーザルで経営状況が問われるのは、委託した業務を最後まで履行できるかを確かめるためと、公金を支払う相手として適切かを見るためです。求められる書類は、貸借対照表と損益計算書などの財務諸表、納税証明書、登記事項証明書が基本で、案件によって印鑑証明書や誓約書、財務分析の資料が加わります。納税証明書と登記事項証明書には発行日からの期限が付くため、提出日から逆算して取得してください。税の滞納がないことは参加資格として明記されるのが一般的で、対象となる税目は案件により異なります。納税の義務がない場合は申立書で代える運用もあります。長期の業務では、財務が評価の対象になることもあり、その場合は数値に読み方を添えると印象が変わります。取得にかかる日数を把握し、有効期限を管理し、共同で参加する場合は構成員の分も早めに依頼してください。関連して公募要領とは、プロポーザルの失格とはもあわせてご覧ください。
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※本記事は公開時点の情報をもとに作成しています。必要書類や有効期限の扱いは案件ごとに異なります。具体的な内容は各発注機関が公表する公募資料をご確認ください。
