プロポーザル後の契約交渉とは？決めることと不調になった場合
プロポーザルで選ばれたという通知が届いても、その時点ではまだ契約は結ばれていません。間に挟まるのが契約交渉です。提案したとおりに進むものと思っていると、業務範囲の調整や金額の見直しを求められて戸惑うことがあります。何をどこまで詰めるのか、どこまで譲るべきなのか、まとまらなかったらどうなるのか。この記事では、選定から契約までの間に起きることを整理します。
契約交渉とは
契約交渉とは、選ばれた事業者と発注者が、契約の内容を具体的に詰める協議のことです。プロポーザルは随意契約の相手方を選ぶ手続きであり、選定はあくまで「この事業者と交渉する」という決定です。交渉がまとまって初めて契約に至ります。
この立て付けがあるため、選ばれた事業者は優先交渉権者と呼ばれます。甲府市のある公募型プロポーザルでは、技術点と価格点の合計が最も高い者を優先交渉権者、二番目の者を次点交渉権者とする定めが置かれた例があります。順位が付けられているのは、交渉が不調に終わった場合に備えるためです。
選定から契約までの全体の流れは優先交渉権者とはで扱っています。この記事では、交渉の場で何が議題になるのかに絞って見ていきます。
なぜ交渉が必要になるのか
提案書は、公募資料から読み取れる範囲で作られたものです。発注者が持っている情報のすべてが公開されているわけではなく、提案する側も前提を置いて組み立てています。そのため、選定後に突き合わせると調整すべき点が出てきます。
よくあるのは次のような食い違いです。
- 作業量の見込み違い——対象となる施設の数やデータの量が、想定と異なっていた
- 範囲の解釈の差——仕様書の記述をどこまで含むと読むかで、発注者と認識がずれていた
- 提案の上乗せ分の扱い——評価を得るために盛り込んだ内容を、契約に含めるかどうか
- 予算との差——提案額が予算の枠と合わず、調整が必要になった
- 日程の制約——発注者側の手続きや会議の日程が、提案した工程と噛み合わない
これらを契約前に詰めておかないと、業務が始まってから揉めることになります。交渉は負担に感じられる手続きですが、後の紛争を防ぐ意味があります。
交渉で決めること
業務の範囲
最も重要な論点です。どこまでが契約の対象で、どこからが別途の扱いになるのかを確定します。仕様書と提案書の両方を並べ、項目ごとに含む・含まないを確認していきます。
気をつけたいのは、提案で加えた上乗せ分です。評価を取るために「必要に応じて追加の調査を行う」と書いた場合、それが契約上の義務になるのかを確認してください。曖昧なまま進むと、後から当然のように求められます。
契約金額
提案した見積額を基礎に、業務範囲の確定を踏まえて調整します。範囲が狭まれば減額、広がれば増額が筋ですが、上限額の制約があるため増額には限界があります。
根拠のない値引きを求められた場合は、応じる義務はありません。ただし、提案の内容を変えずに金額だけ下げるのは、採算を崩すだけでなく、同種案件の相場にも影響します。範囲を調整したうえでの金額変更という形に持ち込むのが筋です。見積の考え方はプロポーザルの上限額とはで扱っています。
工程と納期
提案した工程表を、発注者側の事情に合わせて調整します。庁内の決裁、審議会の開催、議会の日程、関係機関との協議といった要素が入ってくると、想定していた順序では進められないことがあります。
ここで、発注者側に依頼する作業とその時期を明確にしておくことが大切です。資料の提供が遅れて業務が止まった場合の扱いも、話し合っておく価値があります。
体制と担当者
提案した体制で進めることを確認します。配置予定技術者として示した人がそのまま担当するのが前提で、変更するには正当な理由と発注者の承諾が要ります。協力会社を使う場合は、この段階で再委託の承認申請を行う案件が多くあります。
発注者側の窓口となる職員も確認しておきます。誰に報告し、誰の承認を得て進めるのかがはっきりしていないと、業務開始後に手戻りが生じます。技術者の扱いは配置予定技術者とはで扱っています。
契約条件
支払いの時期と方法、成果品の範囲と提出形式、検査の方法、著作権の帰属、秘密保持の義務、契約を解除できる場合などです。契約書案が公募の段階で示されていれば、応募の時点で読んでいるはずの内容ですが、あらためて確認します。
自治体の契約書は定型の条項が多く、個別の修正に応じられないことがほとんどです。受け入れられない条項があるなら、応募の前に判断すべきでした。この段階で覆すのは難しいと考えてください。著作権の扱いはプロポーザル提案書の著作権で扱っています。
交渉が不調になった場合
まとまらなければ、次の順位の事業者に交渉の権利が移ります。国立病院機構のある案件の公告でも、第一交渉権者との交渉が不調となった場合に次順位の交渉権者へ交渉の日時を通知する扱いが示されています。
この仕組みがあるため、交渉で強硬な姿勢を取ると機会そのものを失います。一方で、採算が成り立たない条件まで受け入れる必要はありません。受注してから赤字が確定するより、辞退するほうが合理的な場面もあります。
次点の事業者にとっては、思わぬ機会が巡ってくることになります。非特定の通知を受けた後でも、契約が成立するまでは可能性が残っているということです。結果通知の見方はプロポーザルの特定・非特定とはで扱っています。
なお、そもそも候補者が決まらない場合もあります。甲府市の例では、合計点が総得点の六割に満たない場合には優先交渉権者も次点交渉権者も決定しないとされています。この場合は再公募や方式の見直しが行われます。公募が成立しなかった場合の扱いは別の記事で扱います。
交渉に臨む準備
提案の前提を整理しておく
見積を作ったときに置いた前提を、一覧にしておきます。対象の数量、想定した作業日数、必要な人員、外部に頼む範囲といった項目です。発注者から範囲の変更を求められたとき、この一覧があれば金額への影響をその場で説明できます。
譲れる点と譲れない点を決めておく
交渉の前に、社内で線を引いておきます。工程の前倒しは受けられるが人員の削減は無理、金額は何割までなら調整できる、といった形です。その場の雰囲気で判断すると、後から実行できない約束を抱えることになります。
決裁できる人が出る
金額や範囲に関わる話が出るため、その場で判断できる立場の者が出席するのが望ましい形です。持ち帰りばかりになると交渉が長引き、業務の開始が遅れます。
合意した内容を記録する
口頭で合意した事項は、その日のうちに文書にまとめて双方で確認します。議事録でも打合せ記録でも構いません。契約書と仕様書に反映されるまでは、記録が唯一の拠り所になります。担当者が異動すると経緯が引き継がれないこともあるため、記録を残す意味は業務開始後にも及びます。
交渉から契約までの流れ
- 選定の通知——優先交渉権者として選ばれたことが書面で届きます
- 日程の調整——交渉の場が設定されます。数日以内のことが多くあります
- 協議——範囲、金額、工程、体制、契約条件を詰めます。一回で終わらない場合もあります
- 仕様の確定——合意した内容が仕様書に反映されます
- 契約書の作成——発注者が契約書を用意します
- 契約の締結——押印または電子署名により成立します
通知から締結まで、二週間から一か月程度を見ておくのが目安です。年度の途中で発注される業務では、履行期間を確保するために短い日程で進むこともあります。
金額が一定の額を超える契約では、議会の議決を要する場合があります。その場合、議会の日程に合わせて締結の時期が決まるため、交渉がまとまってもすぐには契約に至りません。正式な契約の前に着手を求められることもありますが、契約前の作業は原則として代金の支払対象になりません。取り扱いを確認したうえで判断してください。
提案書と契約書の関係
交渉を理解するうえで押さえておきたいのが、提案書が契約の中でどう扱われるかです。扱い方は案件によって三つに分かれます。
| 扱い | 内容 | 提案者への影響 |
|---|---|---|
| 契約の一部とする | 提案書を契約書に添付し、履行すべき内容とする | 書いたことはすべて義務になる |
| 仕様書に取り込む | 提案の内容を仕様書に書き直して反映する | 取り込まれた範囲のみ義務 |
| 参考にとどめる | 契約は仕様書によるものとし、提案書は選定の資料とする | 義務は仕様書の範囲 |
どの扱いになるかは、契約書案や公募要領に書かれています。契約の一部とする案件では、提案で書いた細部まで実行する義務を負うため、交渉の場で内容を精査しておく意味が大きくなります。
仕様書に取り込む形の案件では、どの提案が取り込まれ、どれが落ちるのかを確認してください。評価で加点された提案が仕様書に入っていなければ、やらなくてよいことになりますが、発注者は実施されるものと考えている場合があります。認識を揃えておかないと、業務の途中で食い違いが表面化します。
なお、提案書の内容と仕様書の内容が矛盾した場合にどちらが優先するかは、契約書に定められているのが通例です。この優先関係も確認しておくと、後の判断に迷いません。
交渉でよく起きる場面
予算の都合で範囲を削りたいと言われる
年度途中の予算の執行状況によって、当初の想定より使える額が減ることがあります。この場合、どの作業を削るかを一緒に検討します。提案の核となる部分を残し、周辺の作業を次年度に回すといった整理が現実的です。
履行期間の短縮を求められる
発注の手続きに時間がかかり、着手が遅れた結果、残りの期間で仕上げてほしいという場面です。人員を増やせば対応できるのか、作業の順序を変えれば足りるのかを検討し、無理であればその旨を具体的に説明してください。
他社の提案の一部を取り入れたいと言われる
選ばれなかった提案の良い部分を反映してほしいという要望です。提案書の著作権の扱いにも関わるため、慎重な対応が要ります。追加の作業が生じるなら、費用の扱いを含めて協議してください。実施するとしても、他社の提案であることを前提に、自社の責任で設計し直す形にするのが安全です。
よくある質問
提案額から減額を求められたら応じるべきですか
業務範囲が狭まるのであれば応じるのが筋です。範囲が変わらないのに金額だけ下げるよう求められた場合は、根拠を尋ねてください。採算が成り立たない水準であれば、受けられない旨を説明する選択もあります。
提案になかった作業を求められたら
仕様書に書かれていた事項であれば、読み落としていた可能性があります。仕様書にも提案書にもない作業であれば、別途の扱いになるか、金額に反映されるべきものです。どちらに当たるかをその場で確認してください。
交渉を辞退するとペナルティはありますか
正当な理由があれば、不利益を受けないのが通例です。ただし、合理的な理由なく辞退を繰り返せば、その発注機関からの信頼を損ないます。辞退の手続きはプロポーザルの辞退で扱っています。
交渉の内容は公表されますか
交渉の経過が個別に公表されることは通常ありません。ただし契約の締結後は、契約の相手方と金額が公表されます。情報公開の請求があれば、交渉の記録が開示の対象になることもあります。公表の範囲はプロポーザルの選定結果で扱っています。
まとめ
プロポーザルの契約交渉とは、選ばれた事業者と発注者が契約の内容を詰める協議です。プロポーザルは随意契約の相手方を選ぶ手続きであり、選定は「この事業者と交渉する」という決定にとどまります。交渉が必要になるのは、作業量の見込み違い、範囲の解釈の差、提案の上乗せ分の扱い、予算との差、日程の制約といった食い違いが出てくるためです。詰めるのは、業務の範囲、契約金額、工程と納期、体制と担当者、契約条件です。とくに業務範囲の確定が重要で、提案で加えた上乗せ分が契約上の義務になるのかを確認してください。交渉がまとまらなければ次の順位の事業者に権利が移るため、強硬な姿勢は機会を失いますが、採算が成り立たない条件まで受け入れる必要はありません。臨む前に、見積の前提を整理し、譲れる点と譲れない点を決め、判断できる立場の者が出席し、合意した内容を記録してください。関連してプロポーザルとは、公募型プロポーザルとはもあわせてご覧ください。
※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、AIの特性上、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。本記事の内容に関するご質問、ご意見、または訂正すべき点がございましたら、お手数ですがお問い合わせいただけますと幸いです。
※本記事は公開時点の情報をもとに作成しています。交渉の進め方や不調時の扱いは案件ごとに異なります。具体的な内容は各発注機関が公表する公募資料をご確認ください。
