業務計画書とは？契約直後に提出する書類と業務開始の進め方
プロポーザルで選ばれ、契約を結んだ。ここからが本番ですが、業務そのものに取りかかる前に済ませる手続きがあります。代表的なのが業務計画書の提出で、期限は契約から一週間から二週間程度と短く設定されるのが通例です。知らずにいると、着手早々に遅れが出ます。この記事では、契約直後にやること、業務計画書に書く内容、最初の打合せで確認すべきことを整理します。
契約の後にまず何をするか
契約を結んだ直後に発生する手続きは、おおむね次のとおりです。
- 業務計画書の提出——どう進めるかを文書にして提出します
- 着手の届出——業務に取りかかったことを届け出る案件があります
- 再委託の承認申請——協力会社を使う場合、この段階で申請します
- 前払金の請求——制度がある案件では手続きを行います
- 最初の打合せ——発注者側の担当者と顔合わせを兼ねて行います
どれも期限が決まっています。契約書と仕様書を受け取ったら、提出物と期限を一覧にしてから動き出すのが確実です。再委託の手続きはプロポーザルの協力会社とはで扱っています。
業務計画書とは
業務計画書とは、受注した業務をどういう方針で、どういう手順と体制で進めるのかを示す文書です。発注者はこれを見て、提案どおりに進められる見込みがあるかを確認します。
提案書と似ていますが、役割が違います。提案書は選ばれるために書くもので、業務計画書は実際に動かすために書くものです。提案の段階では幅を持たせていた部分を、確定した条件に合わせて具体化していきます。
提出期限
契約の締結から数えて、短い期限が設定されます。ある県の仕様書では契約締結後十四日以内に作成して調査職員に提出すると定められ、ある市の仕様書では七日以内とされた例があります。
一週間というのは、年度の切り替え時期であればかなり短い日数です。契約を結んでから作り始めるのではなく、交渉の段階から準備しておくほうが無理がありません。
記載事項
求められる項目は案件により異なりますが、共通するものがあります。ある市の仕様書では、業務内容や遂行方針、詳細な工程、実施体制と組織図、配置する技術者の一覧、打合せの計画を含めるよう求められた例があります。ある県の例では、業務の概要、実施方針、業務工程、組織計画、成果品が挙げられています。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 業務概要 | 業務名、履行期間、業務の範囲 |
| 実施方針 | どういう考え方で進めるか |
| 業務工程 | 作業ごとの着手と完了の時期、打合せの時期 |
| 実施体制 | 組織図、担当者と役割、連絡先 |
| 配置技術者 | 管理技術者、担当技術者の氏名と資格 |
| 打合せ計画 | 回数、時期、議題 |
| 成果品 | 提出するものの一覧と形式 |
提案書で示した内容と食い違わないようにしてください。体制や工程が提案と変わっていれば、理由を説明できる状態にしておく必要があります。業務実施方針とはで提案段階の書き方を扱っています。
変更があった場合
業務の途中で計画を変える必要が出てきたら、変更した計画書を提出します。ある県の例では、内容を変更する場合は理由を明記し、その都度変更版を提出することとされています。
計画と実態がずれたまま進めると、検査の段階で問題になります。工程が遅れた、体制を変えた、手法を変えたといった事情が生じたら、速やかに協議して記録を残してください。
「着手」の意味
仕様書には、契約後いつまでに着手することという定めが置かれていることがあります。ある市の例では、契約後十五日以内に着手することとされ、その「着手」とは業務責任者が監督職員との打合せや現場の踏査を始めることを指すと定義されています。
つまり、実際の作業に入ることだけが着手ではありません。発注者との最初の打合せを持つこと自体が着手にあたるという整理です。この定義を知らないと、準備に時間をかけているうちに期限を過ぎてしまいます。
着手の届出を求める案件もあります。着手届という様式に日付を記入して提出する形です。契約書か仕様書に様式の指定があるので、提出物の一覧を作るときに拾っておいてください。
最初の打合せで確認すること
業務の進め方を左右する場です。限られた時間で押さえるべき点を挙げます。
窓口と決裁の流れ
誰に報告し、誰の了解を得て進めるのかを確認します。担当者と監督職員が別の場合、どちらに連絡するかで混乱が生じます。緊急時の連絡先も聞いておきます。発注者側で複数の部署が関わる業務では、調整を誰が担うのかも確かめておきたいところです。
発注者側の作業と時期
資料の提供、関係部署との調整、住民への周知といった作業を発注者が担う場面があります。いつまでに何をしてもらうかを明確にしておかないと、待ち時間が工程を圧迫します。
庁内の日程
審議会、議会、庁内の会議といった日程は、動かせない制約です。中間報告をどの会議に合わせるか、成果品をいつまでに仕上げる必要があるかが、ここで決まります。
提案した内容の扱い
提案書に書いた事項のうち、どれを実施するのかを擦り合わせます。契約の段階で整理されているはずですが、担当者が交渉の場にいなかった場合、認識が共有されていないことがあります。
報告と成果品の形式
報告書の部数、電子データの形式、使用するソフトの種類などです。作り終えてから形式が違うと言われると、やり直しになります。図面や写真の整理方法まで定めがある業務では、作業を始める前に確認しておく必要があります。
前の事業者からの引継ぎ
継続して行われている業務を新たに受注した場合、前の事業者からの引継ぎが生じます。施設の管理運営、システムの保守、窓口業務などで起きる場面です。
引継ぎの扱いは契約や仕様書に定められます。期間、方法、費用の負担が論点になります。前の事業者には協力する義務が課されているのが通例ですが、競合関係にある以上、積極的な協力を期待しすぎないほうが安全です。
実務では次の点を押さえます。
- 引継ぎの期間——いつからいつまでか。履行期間の前に始まる場合、費用の扱いを確認します
- 引き継ぐ対象——データ、鍵、備品、手順書、利用者の情報など
- 立会いの有無——発注者が同席するかどうか
- 記録の作成——引継書を作り、双方で確認します
- 情報の取り扱い——個人情報が含まれる場合の手順を定めます
引き継いだ内容に不足があれば、早い段階で発注者に伝えてください。後になって業務が滞ったとき、引継ぎの不備が原因だったと主張しても認められにくくなります。受け取ったものの一覧を作り、不足している項目を明示した書面を残しておくと確実です。情報の扱いは秘密保持義務とはで扱っています。
提案した内容を実務に落とす
提案書で評価された工夫を、実際に動かす形に変える作業が要ります。提案の段階では方向性を示しただけで、具体的な手順まで決めていないことが多いためです。
気をつけたいのは、提案した内容を忘れてしまうことです。受注すると現場の作業に追われ、提案書が引き出しにしまわれたままになります。発注者は提案を評価して選んでいるため、実施されていなければ期待を裏切ることになります。
対策として、提案した事項を一覧にし、どの工程で実施するかを業務計画書に書き込んでおきます。中間の打合せでも進捗を報告すれば、発注者の側も安心できます。業務の評価は次の受注にも影響します。
打合せの進め方
業務の期間中、発注者との打合せが何度か設定されます。回数と時期を業務計画書で示しておくと、双方の予定が立ちます。
打合せのたびに記録を作り、双方で確認するのが基本です。決まったこと、持ち帰りになったこと、次回までの宿題を分けて書きます。口頭で合意した事項が記録に残っていないと、後から解釈が分かれたときに拠り所がありません。
とくに、仕様の解釈に関わるやり取りは丁寧に残してください。業務の範囲に含まれるかどうかが問題になる場面では、いつ誰がどう判断したかが重要になります。打合せの記録を正式な書類として提出させる案件もあります。
担当者の異動にも備えが要ります。年度をまたぐ業務では、発注者側の担当者が途中で替わることがあります。記録が整っていれば、新しい担当者にも経緯を説明できます。
業務の評価は次につながる
完了後に業務の成績を評定する仕組みを持つ発注機関があります。設計や調査の業務で広く行われており、評定の結果が次の案件の参加資格や評価に影響することがあります。
評定の観点には、成果品の品質だけでなく、工程の管理、打合せでの対応、提案の実施状況が含まれるのが通例です。言われたことだけをこなすのではなく、提案した内容を着実に実施したかどうかが見られます。
評定の仕組みがない業務でも、担当した職員の印象は残ります。同じ部署が翌年度に同種の業務を発注する場面は珍しくありません。業務の進め方そのものが、次の受注に向けた営業活動でもあると考えてください。成績の仕組みは業務成績評定とはで扱っています。
逆に、工程の遅れや報告の不足が重なると、評定が下がるだけでなく信頼を失います。初期の手続きを確実に済ませることは、その後の業務を円滑に進める土台になります。
年度をまたぐ業務の注意
自治体の会計は年度で区切られます。履行期間が年度をまたぐ業務では、手続きの面で独特の制約が生じます。
複数年度にわたる契約を結ぶには、債務負担行為や長期継続契約といった仕組みが必要です。これらの手当てがない場合、年度ごとに契約を結び直すことになります。その都度、業務計画書の提出など初期の手続きが発生することがあります。仕組みは長期継続契約とはで扱っています。
年度末は発注者側も繁忙期です。検査、支払い、翌年度の予算編成が重なるため、三月に成果品の確認を依頼しても時間が取れないことがあります。余裕のある工程を組んでおくと、終盤で慌てずに済みます。
また、四月には人事異動があります。担当者が替わる前提で、年度内に決めるべきことは決めておき、記録を整えておいてください。引き継がれなかった経緯が、後の業務の妨げになることがあります。
よくある質問
業務計画書の様式は決まっていますか
様式が配布される案件と、形式を問わない案件があります。指定がなければ、仕様書に挙げられた項目を見出しにして構成すれば足ります。前年度の計画書を参考にできるか尋ねてみるのも一つの方法です。同じ発注機関の業務を繰り返し受けるなら、自社の雛形を作っておくと作成が早くなります。
提案書をそのまま提出してもよいですか
適切ではありません。提案書は選ばれるための文書で、確定していない前提や幅のある表現が含まれます。契約で確定した範囲に合わせて書き直してください。提案書の構成を土台に、確定した日程と担当者を入れ込む形で作ると手間が減ります。
期限までに提出できない場合は
事前に発注者へ連絡し、事情を説明してください。黙って遅れるのが最も避けたい対応です。業務の初期の対応は、その後の信頼関係に影響します。提出できる部分だけを先に出し、残りを後から補う形で了解を得られることもあります。
配置予定技術者を変更したい場合は
提案時に示した技術者が担当するのが前提です。やむを得ない事情がある場合は、同等以上の技術力を持つ者を立てたうえで発注者の承諾を得てください。扱いは配置予定技術者とはで扱っています。
まとめ
契約を結んだ直後には、業務計画書の提出、着手の届出、再委託の承認申請、最初の打合せといった手続きが発生します。業務計画書は、受注した業務をどういう方針と体制で進めるのかを示す文書で、提出期限は契約締結から七日から十四日以内といった短い日数で設定されるのが通例です。記載事項は、業務概要、実施方針、業務工程、実施体制、配置技術者、打合せ計画、成果品などです。仕様書で定められる「着手」は、実作業の開始ではなく監督職員との打合せや現場踏査の開始を指す場合があります。最初の打合せでは、窓口と決裁の流れ、発注者側の作業と時期、庁内の日程、提案内容の扱い、報告と成果品の形式を確認してください。継続業務では前の事業者からの引継ぎが生じるため、期間、対象、記録の作成を押さえます。提案で評価された内容は一覧にして業務計画書へ落とし込み、実施状況を報告することが次の受注にもつながります。関連して公募型プロポーザルとは、業務要求水準書とはもあわせてご覧ください。
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※本記事は公開時点の情報をもとに作成しています。提出期限や記載事項は案件ごとに異なります。具体的な内容は契約書および仕様書をご確認ください。
