プロポーザルのリスク管理の書き方｜評価される緊急時対応の示し方

提案書の評価項目に「リスク管理」が入っていると、何を書けばよいのか手が止まります。起こるかどうか分からないことを並べても仕方がない気もしますし、問題が起きる前提で書くのは印象が悪い気もする。ところが、ここに独立した配点を置く発注者は少なくありません。この記事では、リスク管理が評価される理由と、点につながる書き方を整理します。

リスク管理が評価項目になる

自治体の業務では、リスク管理を独立した評価項目として配点する例が見られます。ある市の要介護認定に関する業務委託では、品質管理とリスク管理がそれぞれ百点の配点を持ち、採点結果の調書にも個別に記載された例があります。

この案件では、さらに踏み込んだ仕組みが置かれていました。品質管理とリスク管理の二項目が全評価委員の最低点となった場合は選考の対象外とする、という除外のルールです。つまり、他の項目で高い点を取っても、この二つが揃って最下位であれば選ばれません。

別の市の水道料金等の徴収業務では、評価基準表の中に「リスク管理の評価」という項目が置かれ、窓口業務に関する細目として緊急事態が発生した場合の対応が挙げられた例があります。住民と直接接する業務、停止すると生活に影響が及ぶ業務ほど、この観点が重く見られます。

一方、独立した項目を置かず、実施方針や実施体制の中の細目として扱う発注者もあります。配点の区分がどうなっているかは評価基準の表で確認してください。プロポーザルの評価基準とはで読み方を扱っています。

なぜ発注者はここを見るのか

公共の業務が止まると、影響を受けるのは住民だからです。民間企業同士の取引であれば納期が遅れても当事者の問題で済みますが、窓口が閉まる、施設が使えない、手続きが滞るといった事態は、直接住民の不利益になります。

もうひとつは、発注者の責任です。業務が滞れば、委託した側の管理が問われます。議会で説明を求められることもあります。そのため、問題が起きたときにどう動く事業者なのかを、選ぶ段階で確かめておきたいという動機が働きます。

この観点から見ると、リスクを挙げること自体は弱みの告白ではありません。むしろ、起こり得る事態を予見できていることが、業務を理解している証拠として読まれます。何も挙げない提案のほうが、考えが及んでいないと受け取られます。

何をリスクとして挙げるか

業務の性質によって変わりますが、多くの業務に共通するものがあります。

業務の遅延

資料の提供が遅れる、関係機関との調整が長引く、想定より作業量が多かったといった理由で工程が崩れる事態です。公共の業務では年度内の完了が求められることが多く、遅延は重大な問題になります。

人員の欠員

担当者の病気、退職、他の案件との重なりによって、予定した体制を維持できなくなる事態です。小規模な事業者ほど、この懸念を持たれます。

事故・災害

作業中の事故、施設の設備の故障、地震や風水害による影響です。施設の管理運営や現場での作業をともなう業務では、必ず触れるべき項目になります。

情報の漏えい

個人情報を扱う業務では最も懸念される事態です。紛失、誤送信、持ち出し、不正なアクセスといった経路があります。情報の取り扱いは秘密保持義務とはで扱っています。

品質の不良

成果品に誤りがある、求められた水準に達していないという事態です。点検の仕組みがなければ、納品の段階まで気づけません。

苦情・トラブル

利用者からの苦情、近隣との摩擦、報道への対応などです。住民と接する業務では、対応の巧拙がそのまま発注者の評判に影響します。

書き方の型

リスクを並べるだけでは点になりません。一つひとつについて、五つの要素を順に書くと評価されやすい形になります。

要素	書く内容
特定	どういう事態が起こり得るか
影響	起きたら業務にどう響くか
予防	起こさないために何をするか
発生時	起きたらどう動くか、誰が判断するか
復旧	通常の状態にどう戻すか、再発をどう防ぐか

この型で書くと、たとえば人員の欠員について次のようになります。担当者の急な欠勤により業務が停滞するおそれがある。発生すれば窓口の対応が滞り、住民の待ち時間が延びる。予防として、各業務を二名以上が担当できるよう手順書を整備し、研修を実施する。発生した場合は、業務責任者が当日中に代替の要員を配置し、発注者へ速やかに報告する。復旧後は原因を記録し、体制の見直しに反映する——という形です。

この書き方には利点があります。予防の部分で自社の体制や仕組みを示せること、発生時の部分で判断の責任者を明確にできること、復旧の部分で改善する姿勢を伝えられることです。

すべてのリスクをこの形で書くと分量が膨らみます。重要なものを三つから五つに絞り、残りは一覧表で示すという構成が現実的です。

緊急時対応の示し方

連絡の経路を図にする

誰が誰に、どの順で連絡するかを図で示します。現場の担当者、業務責任者、自社の管理部門、発注者の担当課、関係機関という流れです。夜間や休日の連絡先も含めてください。文章で書くより図のほうが、評価する側に伝わります。

判断の基準を示す

どの程度の事態で誰が判断するかを定めます。現場で対応できる範囲、責任者の判断を要する範囲、発注者と協議する範囲を分けると具体性が出ます。何でも発注者に判断を仰ぐ体制は、頼りなく映ります。

時間を明示する

「速やかに」ではなく、具体的な時間を書きます。発生から三十分以内に第一報、二時間以内に状況を整理して報告、といった形です。数字が入ると、実際に動く姿が見えます。

訓練や点検の実施を書く

手順を定めるだけでなく、それを動かせる状態に保つ取り組みを示します。年に一度の訓練、連絡網の定期的な更新、点検の記録といった内容です。計画だけの提案と、運用まで考えた提案では説得力が違います。

過去の経験を添える

実際に対応した経験があるなら、簡潔に触れてください。どういう事態にどう対処し、何を改善したかという記述は、机上の計画より重みを持ちます。守秘に配慮しつつ、具体性を保つ書き方を工夫してください。

リスク分担の確認

提案を書く前に確かめておきたいのが、どこまでが自社の責任かという線引きです。公募資料にリスク分担表が添えられている案件では、事象ごとに発注者と受注者のどちらが負担するかが示されています。

よく論点になるのは次のような事象です。

• 法令の改正——制度が変わって業務量が増えた場合の扱い
• 物価・人件費の上昇——契約期間中の変動をどちらが負うか
• 自然災害——施設が損傷した場合の修繕と、休業中の収入
• 利用者の減少——利用料金制の施設での収入の落ち込み
• 設備の故障——金額の大小で負担者が分かれることが多い項目

分担表がない案件では、契約書案の条項から読み取ります。不明な点は質問で確認してください。自社が負う範囲を把握しないまま提案すると、想定外の負担を抱えることになります。プロポーザルの質問書の活用術で聞き方を扱っています。

リスクの絞り込み方

思いつくままに並べると、重要でないものに紙幅を取られます。二つの軸で整理すると、どれを厚く書くかが決まります。

	影響が小さい	影響が大きい
起きやすい	手順で吸収する	最優先で備える
起きにくい	一覧に載せる程度	発生時の対応を重点的に書く

起きやすく影響も大きい事態が、最初に書くべきものです。人員の欠員や工程の遅れは多くの業務でここに入ります。起きにくいが影響が大きい事態、たとえば大規模な災害や情報の漏えいは、発生したときの動きを丁寧に示します。

その業務に固有のリスクを一つでも挙げられると、他社との差が出ます。対象となる施設の老朽化、利用者層の特性、関係する団体との調整の難しさといった事情は、資料を読み込み、説明会で現地を見ていれば拾えます。現地を見る機会の活かし方はプロポーザルの説明会とはで扱っています。

避けたい書き方

抽象的な決意表明

「万全の体制で臨みます」「迅速に対応します」といった表現だけでは、何をするのかが分かりません。誰が、いつまでに、何をするのかを書いてください。

発注者に負担を回す書き方

「発注者と協議のうえ対応します」で済ませると、自社では判断しない姿勢に見えます。協議が必要な場面はありますが、まず自社が何をするかを示したうえで、協議の対象を限定して書くほうが評価されます。

分担表と矛盾する内容

公募資料で発注者の負担とされている事項について、自社が負担するかのように書くと、理解していないと受け取られます。逆に、自社の負担とされている事項を発注者に求める書き方も同様です。

他の項目との重複

実施体制の項目で書いた内容を、リスク管理でもう一度繰り返すと紙幅の無駄になります。体制の説明は体制の項目に置き、リスク管理では体制が崩れたときの備えに絞ると整理されます。

業務の種類による重点の違い

どのリスクを厚く書くかは、業務の性質で変わります。評価する側が気にしている点に合わせると、無駄がありません。

業務の種類	重点を置くリスク
窓口・受付	人員の欠員、苦情対応、個人情報の取り扱い
施設の管理運営	事故、設備の故障、災害時の避難、利用者の安全
計画の策定	工程の遅延、関係者との合意形成、委員会の日程
システム開発	仕様の変更、不具合、データの移行、情報の漏えい
イベント運営	天候、来場者の安全、出演者の都合、中止の判断
調査・分析	回収率の不足、データの誤り、対象者との調整

イベントの運営では、中止や延期の判断基準をあらかじめ示しておくと評価されます。どの気象条件で、誰が、いつまでに判断するのかを書いておけば、当日になって発注者と協議する手間が省けるためです。

施設の管理では、利用者の安全に関わる事態への備えが最優先になります。負傷者が出た場合の初動、関係機関への連絡、記録の作成、再発の防止までを一連の流れとして示してください。

計画の策定では、関係者の合意が得られずに工程が止まる事態が現実的なリスクです。想定される論点と、調整の進め方を示せると、業務を分かっていると読まれます。

よくある質問

リスクを挙げると不安視されませんか

されません。評価する側は、起こり得る事態を予見できているかを見ています。何も挙げない提案のほうが、業務の理解が浅いと判断されます。大切なのは、挙げたリスクに対する備えを具体的に示すことです。

どれくらいの分量を割くべきですか

配点に応じて決めます。独立した項目として大きな配点があるなら相応に割き、細目の一つであれば簡潔にまとめます。評価基準の表で配分を確認してください。

社内の規程をそのまま載せてもよいですか

そのままでは評価されにくくなります。汎用の規程は、その業務に即していないためです。規程があること自体は強みなので、存在に触れたうえで、当該業務に当てはめた内容を書いてください。認証を取得している場合は、その事実を添えると裏付けになります。

品質管理とリスク管理はどう書き分けますか

品質管理は、求められた水準の成果を安定して出すための仕組みです。リスク管理は、想定外の事態が起きたときに業務を止めないための備えです。両方が評価項目にある案件では、点検や検証の仕組みを品質管理に、緊急時の対応をリスク管理に整理すると分かりやすくなります。

まとめ

自治体のプロポーザルでは、リスク管理を独立した評価項目として配点する例があります。品質管理とリスク管理の二項目が全委員の最低点となった場合に選考の対象外とする除外ルールを置いた例もあり、軽視できない部分です。発注者がここを見るのは、公共の業務が止まると住民に影響が及ぶこと、委託した側の管理責任が問われることによります。挙げるべきリスクは、業務の遅延、人員の欠員、事故・災害、情報の漏えい、品質の不良、苦情やトラブルなどです。書き方は、特定・影響・予防・発生時・復旧の五つの要素を順に示す形が評価されやすく、重要なものを三つから五つに絞って詳しく書き、残りは一覧表にまとめる構成が現実的です。緊急時の対応では、連絡経路の図、判断の基準、具体的な時間、訓練や点検の実施、過去の経験を示してください。提案の前に、リスク分担表や契約書案で自社が負う範囲を確認しておくことも欠かせません。関連して業務実施方針とは、プロポーザル提案書の書き方もあわせてご覧ください。

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※本記事は公開時点の情報をもとに作成しています。評価項目や配点、リスク分担の定め方は案件ごとに異なります。具体的な内容は各発注機関が公表する公募資料をご確認ください。